Loading...
Capital Program Committee FY 2012 Report_201401231020024035Town of Nantucket  Capital Program Committee  FY2012 Report to Finance Committee and Board of Selectmen    I.  Background:  Town Code requires the Town to “spend” an amount defined as:  “The Town shall spend on  capital projects a minimum of 1% of total Town local receipts collected in the prior fiscal year plus  1% of the total real estate and personal property taxes collected in the prior fiscal year”.   If the  total cost of approved projects exceeds this total (estimated to be about $700,000 in FY2012),  the additional amount must be funded through an override, unless free cash is available or  unused funds from previously approved projects can be reallocated.  In August, 2010 the BOS  decided to not include the 1% capital funding requirement in the FY2012 Operating Budget.   Capital  :    On September 22, 2010 the Town Manager (“TM’) presented her recommendations on d of Selectmen.  Proposed projects were separated into three areas t require funding from the General Fund)   Projects to the Boar   1. Enterprise Funds (generally do no   2. Schools.    partments (Non‐school)   3. Town De Only those projects recommended by the TM, which the BOS also recommend are forwarded to  our Committee.     ote:  The TM and BOS do not make recommendations (for or against) on School projects, or on  ertain Enterprise projects (Airport and Wannacomet Water).  N c   II.  Summary:   It is difficult to make a clear comparison between the dollar amount of our Committee’s  recommendations and the originally proposed totals.  This is due, in part, to our  recommendation to replace the $19,000,000 Shimmo Needs Area sewer with the $15,000,000  Monomoy Needs Area sewer.  It is also difficult to draw comparisons with the  recommendations of Town Manager (TM) and/or the Board of Selectmen (BOS).  The reason is  that the TM and BOS differ, slightly, as to which projects they recommended.  Furthermore, the  M and BOS do not opine on certain projects (schools, airport and water company).  The point T being that there are a number of “moving parts” that make comparisons difficult.    That said, we can state that the Capital Program Committee (CapCom) has generally reduced  the total number of, and dollar amount of, the projects proposed by the BOS.  n doing so, we have followed the procedure that we adopted beginning with FY2010, wherein  hich we deem to be in the highest of our four categories:  I we recommend only those projects w   ly projects we are recommending.   Highest Priority (“Essential”) These are the on t postponable”)  Second Priority (“Necessary, bu   Third Priority (“Desirable”)    Fourth Priority (“Appropriate”)    Enterprise Funds – x projects totaling $25,460,230 (Airport; Landfill; Monomoy)  A Schools – four proje ts totaling $650,000  ccordingly, our recommendations are:   si  c  Town Departments (Non­schools) ­ seven projects totaling $2,945,000.       Recommendations regarding funding:   Free cash (General Fund) available for FY2012 has been certified as $2,581,592.    Free cash (Landfill mining) available for FY2012 has been certified as $469,809.    e ts be separated into th ee, separate  articles in    W  recommend that the approved projec r Town Meeting, as follows:  1. 2. ide required  $9,800,000 ‐ Airport (four projects)   No override required.  $2,000,000 ‐ S. Water Street Re‐configuration/renovation   Overr 3. $2,255,230 – Six Town (non‐school); four school; landfill mining  No override  required; use free cash from the two categories listed above.  4. The $15,000,000 Monomoy Sewer Project may comprise an additional article if any  of the funding comes from the General Fund.   Please note that we are recommending  the Monomoy project in lieu of the $19,000,000 Shimmo Sewer Project.  Please see  page five (5) for explanation.   Override may be required    We also wish to compliment the TM and many department managers on the progress they have  made in giving greater attention to the “out‐years”.  There are still some gaps, but generally the  level of planning has improved in the last two years.  We now have greater clarity on five‐year  and ten‐year capital needs.  However, we wish to emphasize that further improvement is  needed in the financial justification of proposed projects, with particular emphasis on the  amount of savings or the amount of incremental revenues that the project will provide.    urther, these savings/revenues should be incorporated in a “years to payback” analysis that F should be a part of each project request.    Finally, in Section V on page 8 of this report we discuss our committee’s recommendations on  hanges to Chapter 11; Article II of the Town Code, which defines CapCom and its  esponsibilities.  c r   I iginal Requests/Proposals from departmental managers:   Enterprise Funds – proposed eight projects totaling  $31,110,230    Of these wer &    Wastew jects.  II.  Or , the TM and BOS recommended three (“Solid Waste & Recycling” and “Se ater”) t aling $21,060 50,000 Airp rt proot,230, and did not opine on $10,0 o  Schools – proposed five projects, totaling $850,000.  TM and BOS did not opine.   Town projects (non­school) – proposed 22 projects totaling $6,138,543.    Of these, the TM recommended seven totaling $2,680,943 as “Tier 1 – fund in FY2012”.  )   Of the remaining fifteen projects, the TM recommended postponing twelve ($1,809,000   to future years and three ($1,648,600) were not recommended.    With one exception (Bike Paths/Sidewalks ($250,943)) the BOS generally agreed with  the TM recommendations, but in addition made recommendations to fund certain road  improvements.  The BOS FY2012 recommendations totaled $3,175,000.       Please refer to Table 1 on page 3 for clarification of the above information.                     Page 2  Table 1  Summary of FY2010 Capital Project Recommendations    Project     TM  BOS  CapCom    Enterprise Funds         Airport   Admin. Bldg. renovation    N/A    N/A    Yes        Vehicles/Equipment   N/A  N/A  No   Resurface Runway 6 – 24  N/A  N/A  Yes    Ramp Electrification     N/A    N/A    Yes    Parallel Taxiway./R’wy 15‐33  N/A    N/A    Yes         Sew   Yes  Yes  N/A  er  Shimmo Needs Area    Monomoy Needs Area1  N/A  N/A  Yes 1         Solid Waste   Lined landfill cell   Yes  Yes  No    Landfill mining   Yes  Yes  Yes Schools  . Rm.  rade    NHS Large Group Instr   N/A    N/A    No    NHS Phone System upg   N/A    N/A    Yes    NHS Pool filter/boiler    N/A    N/A    Yes    NES Roof replacement    N/A    N/A    Yes       NPS Vehicle replacement   N/A   N/A   Yes  T   )   own   Jetties Beach conc. Bldg.    Yes    Yes    Yes    Muni. Bldgs. Repairs (Various Yes    Yes    Yes    20 S. Water St. renovations    Yes    Yes    Yes    Millie’s Bridge Design/Eng’g.  Yes    Yes    Yes    Nobadeer Farm Rd.  3   No  Yes  No   IT – servers    Yes  Yes  No    IT – desktops/printers    Yes    Yes    Yes    GIS – digital update      Yes    Yes    Yes   )2   Road maintenance   No  Yes  Yes  otal Projects Recommended      10      12        9  (+ 4 + 4T Total Dollar Amount  4   N/A  N/A  N/A    t precede the 1.  CapCom, after discussions with DPW, recommends the Monomoy Sewer projec Shimmo Needs Area project.  2.  Refers to four Airport and four School projects, which TM and BOS do not rate.  3.  The Nobadeer Farm Road project was recommended by TM and BOS at the Nov. 10 BOS  meeting.  It is a combination of two related projects originally submitted by DPW and Planning.   This project clearly meets our second priority (“Necessary, but postponable), but we did not  recommend it because we felt it did not meet the “Essential” priority ranking.  .  Comparisons of dollar amounts are meaningless because TM and BOS do not rate school projects,  nd do not rate projects submitted by Airport and Wannacomet Water.  4 a   Page 3  IV.  Discussion of CapCom recommended projects:  Enterprise Funds – Airport:    1.  Renovate Administration Building and Furnishings ­ $3,000,000  ding  plus           This will replace the current (flat roof) building, which does not meet buil          code for renovation.  The new building will provide administration space       general aviation support.  Eighty percent of the cost ($2,500,000) will be                funded by a state grant.    2. Resurface Runway 6­24 ­ $2,300,000            The current runway is showing signs of age and wear.  This project will be   ) in order to save on  ) will be covered by           done simultaneously with runway 15‐33 (see 3. below      construction costs.  Of the total cost, 95% ($2,185,000              a federal grant and 2½ % ($57,500) by a state grant.      3.  Construct parallel taxiway to runway 15­33  ­  $2,000,000           This project is safety related and required to meet new G.P.S. system        requirements.  Federal (95%) and state (2.5%) grants will cover the vast        m        ajority of the expense.    4.  Ramp electrification ­ $2,500,000              The completion of this project will allow jet aircraft to have power while             stored on the ramps without having their engines on.  This project qualifies rough the FAA “VALE” program (Voluntary Alternate  e             for federal funding th       Low    Emission).  Grants from federal (95%) and state (2.5%) will fund th          majority of the cost.    Note:  A fifth request ($250,000 for New Airfield Equipment) did not meet                   CapCom’s highest priority (“essential”) as the Airport Manager stated that                  he had no immediate need for new equipment.  There are no federal or                   state grants for this category, but we wish to point out that the airport has                more than sufficient funds in it’s “rainy day fund” to pay for this project.                  FinCom may wish to include this item in the warrant for TM.       Enterprise Funds – Landfill Mining  Landfill Mining ­ $660,230   Several years ago Nantucket entered into a consent agreement with the State  Department of Environmental Protection (“DEP”) in which it committed to  protect our aquifer from the effects of leaching of the mountain of trash at our  landfill. The remedies essentially are to cap the area or remove and reprocess  the contents of the “mountain”. After an analysis of the costs of each option,  the Board of Selectman opted in 2008 to move forward with what the Town  calls the “Landfill Mining Project”.  A contract was negotiated with Waste  Options for five years to mine and process a volume acceptable to the DEP.  For the first two years free cash has been available as a funding source and  the cost of about $600,000 per year has been allocated as a capital item  included in Article 13 at ATM. The FY2012 mining in the amount of $660,230  is being recommended for funding at the April, 2011 ATM. There will then be  two more years of the current arrangement to come before the 2012 and  2013 ATMs. At that point, the BOS and the ATM will reassess the method of  meeting the DEP requirement to either cap the remainder of the mountain or  to continue annually, or on an accelerated basis, to process and remove the  contents. The latter is the likely recommendation for removal is the true long‐ term solution.  1. Page 4  Enterprise Funds – Sewer and Wastewater  Shimmo (Monomoy) Collection System ­ $19,000,000 ($15,000,000 Shimmo Needs Area is one of the three areas identified in the CWMP to  reduce pollution of the Nantucket Harbor.  It is located just east of the  Monomoy Needs Area and is boarded by Nantucket Harbor to the north and  Polpis Road to the south.  The design has been funded and the cost estimate  provided by AECOM in the CWMP.  The Surfside wastewater plant is sized to  handle all three additional needs areas (including Surfside) so no new  employees or major additional expenses are anticipated.  The 185 new  connections could generate $370,000 in connection fees and $148,000 in  annual sewer user fees.                  1. )  Note:  At our meeting Jeff Willett suggested that it would be more  efficient to start with the Monomoy Needs Area, as some of the lines  needed for Shimmo will require extensions through Monomoy.  The  Monomoy Needs Area also benefits from a lower cost estimate ($15MM)  and more connections (227) with the consequent higher level of  connection fees ($454,000) and higher sewer user fees ($182,000).   Schools   1.  NHS Phone System Upgrade ­ $50,000   The School presently has a Mitel analogue telephone switch, which links  analogue phones together and with outside Verizon trunk lines. This switch is  now at its end of life, and periodically malfunctions.  Mitel has recommended  replacement with one of their digital switches at a cost of about $50,000.   Should the need become more immediate as was indicated by the school  representatives, the Committee supports a school request for funding from  the Town’s Reserve Fund prior to July 1, 2011.    Because of the immediate need for this equipment, we are recommending the  expense with the understanding that more modern VOIP service is being  implemented across all Town functions, including the Schools, with a full  system overhaul anticipated in either FY 2013 or FY 2014.   HS Pool Water Filter and Boiler Upgrade/Replacement ­ $200,000  The school’s representatives stressed the negative impact the 20‐year old  current system is having on the plant and pool’s functioning. There is a  potential for failure of the existing system, which would render the pool  useless, resulting in a substantial negative impact on school programs, swim  clubs and the general public. The system is currently located on the other side  of the complex from the pool.  The replacement would move the boiler system  closer to the pool, which would reduce oil heating and electrical pumping  costs by an estimated 20%. By replacing the boiler, there would be an energy   2.  N and thus monetary savings of approximately of $4,000 per year.   ES Flat Roof Replacement ­ $350,000   Other portions of the roof have been replaced to date and this would  complete the project and eliminate leakage into the interior of the school that  could potentially compromise air quality and damage the school. This portion  of the roof is the last area to be done of all three schools. It is anticipated that  the project would be completed during the summer of 2011, as this work  cannot be undertaken during the school year. Any delay in funding would  push the project out to the sum  2012. In the future an annual Infrared  Scan is recommended for all fla  to locate moisture within the roof.   3.  N mer of t roofs Page 5    PS Ground Vehicle Replacement ­ $50,000   The current grounds utility vehicle is from 2001, unreliable and is 2‐wheel  drive. The maintenance department is responsible for maintaining the  extensive grounds and athletic fields and is in need of a more serviceable  vehicle that is 4‐wheel drive with a dump body. The new truck would be able  to be fitted with a plow and sander for general grounds maintenance and  snow plowing, thus eliminating the reliance on outside contractors for snow  removal, which cost $3,000 last year for two small storms. There would be a  savings in maintenance costs of up to $1,500 per year as well, while  increasing safety on the school grounds.  A total estimated savings of $5,500  per year yields about a 12‐year payback.    4.  N   Town Departments (Non­school)  1. Jetties Beach Bathing Concession Building Repair ­ $120,000                     This request is for $120K to maintain an important income‐producing Town  asset.  Specifically $25K to increase the intake and exhaust capacity in the  kitchen, as the current equipment is inadequate for today’s usage, $8K for fire  alarm system remote hook‐up to the Nantucket Fire Department, $30K for  shingling the south wall and painting the building, $6K to repair three  dormers, and $35K to replace and paint the remaining bathhouse windows,  and to replace and re‐shingle the deck.  The Park & Rec. manager estimated  that an additional $10,000 per year lease revenue might result from these  repairs.  This additional revenue should provide a 15‐year payback of  principal and interest.  2.Municipal Buildings Repairs ­ $75,000             This request is for $75K to address some of the long postponed issues  contained in the 2007 assessment done by Greene & Robinson for  maintaining Town buildings.  Town and County Building:  $45,000 ($20,000  to repair the cracks and paint the first floor hallways up the stairways to the  doors and $25K to replace all the antiquated interior lighting).  Mooney  Building:  $15,000 for rotted door trim, sash and window repairs.    0 South Water Street Space Re­config. & Improvements  ­ $2,000,00 The Town commissioned a design firm in 2006 to develop a plan for  managing the Town’s need for office space. The plan recognized that the  “Mooney Building” at 22 Federal Street was not a viable long‐term asset for  use by the Town. The building is in need of repair, is not properly  handicapped accessible, and is not conducive to efficient use as offices. In  short, the Town needs to sell the building. In order to do so, alternative space  for the staff now ensconced in the Mooney Building must be available. The  plan referred to above suggested that the old police facility at 20 South Water  Street be renovated into office space and the occupants at 22 Federal Street  move to Water Street. The capital cost of the renovation of 20 South Water  treet is $2,000,000. Approval at the 2011 ATM will enable this plan to move  orward.   3.  2 0  S f         Page 6  4.  Millie’s Bridge Design and Engineering ­ $50,000  The wooden deck and bridge approaches to Millie’s Bridge are in dire need of  repairs, and present a potential safety hazard.  This bridge is the only access  to Smith’s Point, and should the bridge fail, there would be no emergency  access to many houses across Hither Creek. This $50K request is for an  engineering contract to evaluate Millie’s Bridge, based on MA Highway Bridge  Reports. The contract calls for creating specifications and construction  drawings, administering the bidding process and construction supervision for  corrective action.  Desktops and Printers ­ $50,000    IT has requested $50,000 for replacement and additional desktops/printers  (computer work stations). At present all workstations consist of PCs  connected to a local area network with each computer loaded with Microsoft  Office and other software, which is expensive to replace and maintain. This  traditional set‐up compares with a virtual workstation, which interfaces with  virtual servers over the network, on which are stored all applications and  data. We recommend this request for $50,000 to handle the short term needs  of the Town.  We further recommend that the long term IT Plan include the  5.    use of more state‐of‐the‐art technology.  GIS Digital Orthophoto Update ­ $50,000   GIS has requested $50,000 to hire outside contractors to up‐date digital  images and integrate them into the Town's GIS Data Base.  We recommend in  favor of this request, with the suggestion that outsourcing this function may  be more cost‐effective. 6.      Road Maintenance ­ $600,000   The Town in the past few Years has relied on State Chapter 90 funding for its  road repair financing which is about 33% of the annual amount  recommended in the 2005 MACTEC Pavement Management Plan.  Many Town  streets are too short to qualify for Chapter 90 funding, such as the streets  7.    listed below in this proposal.  We must maintain the streets now to avoid    more costly repairs later.  The streets proposed include:  Meader Street ‐‐$20,000                                   New Street Sconset‐‐$370,880 Back Street ‐‐    $24,478                                    W. Dover Street ‐‐    $20,000  pper Main Street‐‐$69,000                              E. Dover Street‐‐      $15,000  arren Street‐‐$19,438                                     Coon Street‐‐             $10,000  U W                             Page 7          V. Recommended changes to Town Code – Chapter 11, Article II     § Establishment:  membership   Our Committee feels that seven voting members, with a majority (currently four)      being at‐large members appointed by BOS, is appropriate.  We also believe that    the representative members from FinCom; BOS and NP&EDC provide valuable   nges recommended.    11­6      §  11­ perspective to our deliberations.  No cha  8  Compensation   Recommend language change as follows (in bold):   “The members of the Capital Program Committee shall not be paid for       their services, but may incur reasonable expenses in the performance of      their duties with prior approval by FinCom.”    Issuance of reports  Recommend language change as follows: (change 10  §  11­9    to 60)    “The Capital Program Committee shall issue a report or reports  …   Such reports    shall be made to the Board of Selectmen and Finance Committee at least 10   60    days prior to the date of the Town Meeting called to vote on any proposed capital   expenditure.”                                                            Page 8