Loading...
HomeMy WebLinkAboutAd Hoc Budget Committee Minutes September 4, 2008_201402060848056911 Town of Nantucket   Ad Hoc Budget Committee Meeting    Minutes – Ad Hoc Budget Committee Meeting September 4th, 2008      Present:  Ms. Libby Gibson, Ms. Jenny Garneau, Ms. Susan Genthner, Mr. James Kelly,  Mr. Michael Kopko, Ms. Irene Larivee, Mr. Matthew Mulcahy, Robert Pellicone Ed. D.,  and Ms. Patricia Roggeveen.    Absent:  None    Also present: Ms. Robin Harvey, Mr. Malachy Rice, Mr. John Tiffany, Mr. Whiting  Willauer, and Mr. Craig Abernathy    1.  Call to Order:   Mr. Kopko called the meeting to order at 9:00 AM.  2.  Approval of Minutes:    Mr. Kelly made a motion to approve minutes from the meeting of August 18th,  2008.  The motion was seconded by Ms. Roggeveen.  3.  Final Review of FY 2010 Budget / 2009 ATM Timeline:   Ms. Gibson directed the Committee to a revised timeline for developing the FY  2010 Municipal Budget.  She pointed out that it is the responsibility of the Town  Manager to develop the budget timeline and the budget.  The timeline does not need  approval from any other groups but it will be presented to the Board of Selectmen on  September 10th, 2008, for their endorsement.   Highlighting some of the major upcoming deadlines, Ms. Gibson spoke about  capital request for FY 2010, noting that they are currently being reviewed and will be  submitted for review to the Board of Selectmen on September 17th, 2008.  The  Selectmen would then endorse or approve the requests at their next meeting on  September 24th, 2008, before presenting the capital requests to the Finance Committee.   Ms. Gibson said that she had tentatively scheduled a meeting of the Finance Committee  Minutes – Ad Hoc Budget Committee September 4th, 2008 Page 2 of 7 on September 30th, 2008.  Continuing, Ms. Gibson stated that at the next scheduled Ad  Hoc Budget meeting, September 25th, 2008, she will be absent.  She invited the  Committee to proceed in her absence.  Ms. Gibson then pointed out some tentative  dates for public information meetings regarding the budget:  October 7th at 4:00 PM,  October 16th at 6:00 PM, and October 23rd at 6:00 PM.  Mr. Kopko stated that he felt it  would not be necessary for the Committee to meet on September 25th, as there would  not be a significant change in available information at that time.  He asked members if  this met with their approval, and everyone agreed that it would be better to forego  scheduling a meeting for September 25th.  Ms. Larivee added that the Committee should  probably meet in October after the Town’s Tax Recap is certified.   (Note:  This part of the discussion took place later in the meeting, but it is  included here for the sake of continuity.)  Ms. Genthner said that the School Committee  approved its budget timeline for FY 2010, and that this timeline does include the dates  used in the Town’s budget timeline.  She stated that this timeline includes the major  milestone of submitting the School budget to the Finance Committee on January 6th,  2008.  The calendar includes provisions for the School Council to meet more in  September and October in an effort to push the budget planning process forward.  She  added that this is an ambitious timeline for the School but that all members are  committed to giving it their best efforts.   Mr. Kelly asked if the capital requests are approved by the Board of Selectmen.   Ms. Gibson answered that “endorsed” would be a better term to represent the Board’s  action.  Mr. Kelly then asked if the capital request approval process progressed from  Town Management to the Board of Selectmen and then on to the Finance Committee.   Ms. Gibson answered that the actual request would go on to the Capital Program  Committee, but noted that the Finance Committee had asked to see capital requests  earlier this year.  For this reason, Ms. Gibson stated that she added a Finance  Committee meeting into the timeline in order to provide for this request.  Mr. Kopko  said that the felt this was a redundant measure, as the final capital request might bear  little if any resemblance to the initial request.  Mr. Mulcahy stated that he would  provide regular capital request updates to the Finance Committee via e‐mail.  (Mr.  Mulcahy represents the Finance Committee as a member of the Capital Request  Committee.)  Mr. Kelly and Ms. Gibson agreed that it would be too early in the process  for the Finance Committee to review capital requests on September 30th, 2008.  The  meeting was cancelled.  Dr. Pellicone asked Ms. Gibson what she envisioned for the public information  meetings.  Ms. Gibson answered that she thought the Ad Hoc Budget Committee would  be present at the meetings, Ms. Larivee would make a presentation using a condensed  version of the budget projection, and the Committee could possibly begin to introduce  the idea of a priority budget.  Ms. Larivee said she felt the meetings would give the  public the opportunity to speak about their opinions and participate in discussions  Minutes – Ad Hoc Budget Committee September 4th, 2008 Page 3 of 7 regarding reducing budgets for existing programs.  Ms. Gibson stated that she felt it was  important for the Committee to agree on a format.    Mr. Kopko said that he felt the School’s budget would receive far more scrutiny  in these types of public meetings.  Ms. Gibson asked if the School had pending meetings  regarding the budgeting process.   Ms. Genthner answered that the School has a  number of meetings scheduled, but the public meeting timeline presented at the  meeting showed dates that would still be somewhat early in the School’s budgeting  process.  Ms. Gibson agreed that it would also be somewhat early in the Town’s  budgeting process, but that these were preliminary meetings in order to begin public  discussion.  Mr. Kelly proposed that the dates could be used as placeholders until the  public meeting schedule could be finalized.  Ms. Garneau stated that if the School is to present the kind of budget that the  Town and School will need to present, it will be necessary to do a lot of education of the  public in regard to new challenges facing municipal finances.  Mr. Kopko agreed, stating  that he felt it would be important to start early in order to gain momentum in the  process.  Ms. Roggeveen added that she felt that most of the focus of these meetings is  revenue, and that the early education in these meeting is simply about the fact that the  Town has less revenue.  She said that as the meetings progress the Committee can ask  the public for input on how to accommodate declining revenues.  Ms. Garneau said that  she felt it would be important to get input from departments and their constituents so  that there would be “buy‐in” to the budgeting process.  Ms. Roggeveen stated that with  revenue she felt the public would need two meetings.  Mr. Kelly asked whether or not it would be better to present a list of programs  for which the Committee is thinking of reducing funding.  Ms. Garneau said that she felt  it was important to ask the community what their priorities are.  Ms. Roggeveen added  that she felt the meetings would also present an opportunity to find out about the  public’s willingness to support an override.  Mr. Kopko stated that the meetings would  also allow the Committee to “take the temperature” of each department and find out  their feelings about reduced funding.   Mr. Mulcahy asked if the public meetings could be incorporated as a part of the  televised Board of Selectmen meetings.  Ms. Genthner said that she felt it was  important for the public hearings to be a separate meeting.  Ms. Larivee proposed that  the Committee hold two public meetings on revenue in October and then two public  hearings on expenses in November.  Mr. Kopko asked about the necessity of two  meetings each for revenue and expenses.  Ms. Garneau said that she felt the necessity  for two meetings depended upon community response.  She noted that by meeting at  different times during the day the School was able to get a better response from the  community.  She stated that she felt it was important for the Committee to make its  best effort to obtain input from the community and share information about the future  of Nantucket’s Municipal finances.  Minutes – Ad Hoc Budget Committee September 4th, 2008 Page 4 of 7 Ms. Gibson proposed a public meeting be scheduled for October 16th, 2008, to  discuss FY 2010 revenue projections.  Dr. Pellicone said the meeting could be held at the  school, but he would need to get back to the Committee on an exact location.  He also  highlighted the importance of advertising the meeting, asking the Selectmen to mention  it at their televised meetings and stating that the School Committee would invite the  pubic during their meetings.  Ms. Gibson proposed that the second meeting, a “coffee,”  be held at 8:30 AM on Tuesday, October 21st, 2008.  She added that the revenue  projection has been developed and that it could be modified for the public hearing.  Ms.  Gibson also stated that her office would work on developing an advertisement designed  to maximize interest in the meeting.  The advertisement would be published in the  Inquirer and Mirror and posted on the Town’s website.  Mr. Kopko spoke of the need to  issue an early press release in order to give the media time to interview Ms. Larivee and  Mr. Dickinson.  Ms. Genthner asked if the meetings could be televised, and Ms. Gibson  said that she would work on televising the meetings.  Ms. Garneau asked about the process of capital request approval.  Ms. Gibson  answered that Town Administration reviews and submits departmental requests to the  Board of Selectmen.  After reviewing the requests, the Board approves its updated list  of capital requests.  These requests are then submitted to the Capital Program  Committee.  The Capital Program Committee will then work on the requests for around  one month and then return a final recommendation to the Board of Selectmen.  Ms.  Garneau said that it seemed superfluous to have the Board endorse the capital plan  before it is even vetted.  Ms. Gibson stated that programs might be cut at the time her  office reviews requests.  The Board might then make more cuts, or add back some of the  programs previously cut.  Ms. Gibson noted that in the end the Board could submit a  capital plan request that did not resemble the request originally submitted by Town  Administration.   Mr. Kopko added that in reporting on the capital plan process shows  documentation of what was submitted, recommended and then put forward to the  Capital Program Committee.  In regard to a public meeting to discuss FY 2010 expenses, Ms. Gibson proposed  a “coffee” for 8:30 AM Tuesday, November 18th, 2008.  Mr. Kelly suggested that the Ad  Hoc Budget Committee meet following the “coffee.”  Mr. Mulcahy noted that by that  time the Capital Program Committee would have completed its final recommendations.   Ms. Gibson asked if the Committee would like to schedule another public meeting to  review expenses, and several members made statements in favor of waiting until a later  time before scheduling another meeting.    Mr. Mulcahy spoke about members of the public approaching him with  comments reflecting a favorable opinion of an override.  He asked where override  discussions would take place.  Ms. Gibson answered that any override would come from  discussions of the Board of Selectmen and ultimately a Finance Committee or School  Committee motion.  Continuing, Mr. Mulcahy asked if an override was on the table.  Mr.  Kopko stated that for the purposes of discussion in the Ad Hoc meetings the meetings  Minutes – Ad Hoc Budget Committee September 4th, 2008 Page 5 of 7 have centered on the premise a balanced budget without an override.  Ms. Gibson said  that her preliminary opinion was that there would be no override, but that it is still too  early to say that there will or will not be an override.  Mr. Kopko noted that this is why  the public meetings are so important, as they provide an opportunity to share  information with the community.  He also stated that if there were to be any override it  would need to “come organically out of the community.”    Ms. Larivee said that if the Town decided that it would like to try to receive  approval for an override, it would be necessary to provide two budgets for voter  approval at the Annual Town Meeting.  She spoke of the necessity of doing this in order  to avoid having a Special Town Meeting to approve a budget without an override in the  event the override was not approved.  Mr. Kelly said the situation was somewhat ironic  in that after denying two overrides in 2008 voters might actually be more open to an  override in 2009.  Mr. Kopko noted that an override would be necessary in order for the  Town to be able to maintain its current levels of funding for services and programs.  Ms.  Gibson highlighted the fact that there are two types of overrides, operating and debt  exclusion.  She stated that the Town put a lot of information out into the community  about the minimal impact of the debt exclusion override in 2008.  Mr. Mulcahy put  forward his belief that the reason the override failed was due to the combination of the  playing fields with the public safety complex which killed the debt exclusion override.   Mr. Kopko agreed noting that last year some items were taken out of the budget and  placed in an override when in previous years they would have been part of the budget.      4.  Review of FY 2010 Budget Guidelines and Review of Status of FY 2010        Review of Status of FY 2010 Departmental Budget Instructions:  Ms. Gibson pointed out that the guidelines are to be used at the policy level in  budget planning.  She stated that the budget instructions are more of a Town  Administration function.  Ms. Gibson provided members with a draft of departmental  budget instructions.  She stated that the instructions have departments fill out a service  identification form, which is intended to get departments to begin thinking about all of  the services and programs provided by their departments.   The department heads  would then be able to have a better grasp of what resources are associated with these  services and programs.  She stated that this would help move the Town closer to the  development of a programmatic budget, but that this would not happen immediately as  this change will take time and education.  Additionally, each department will be  provided with a spreadsheet showing expenditures.  Ms. Gibson said that department  heads will be asked to review the spreadsheets and provide Town Administration with  proposed changes.  Also, Ms. Gibson stated that each department will be provided with  a target for spending reductions.  She stated that midway through this process her office  will be holding a workshop for department heads in order to facilitate their efforts and  answer any questions.  Minutes – Ad Hoc Budget Committee September 4th, 2008 Page 6 of 7 Ms. Gibson stated that the School would also receive the instruction memo, but  the School is more autonomous than the departments in budget development.  She said  that the enterprise funds would also be asked to submit the same forms under a  different timeline.  Ms. Gibson pointed out two other items in the budget development  instructions.  She said that the Town is looking at ways to centralize purchasing.  This  change is intended to save money and increase control over asset inventory and  supplies.  Ms. Gibson added that the Town was also beginning to use vendors from a  State approved bid list, and that the Town is looking at ways to include local vendors in  the bidding process.  The second item Ms. Gibson highlighted was a hiring freeze.  She  said that in the future it will be necessary for vacancies to be reconsidered and  examined before they are filled.  She explained that one exception to this policy would  be positions in public safety.  Mr. Kelly noted that when departments are asked to cut operating expenses it is  human nature to cut the things that they do not like.  He suggested that the department  heads be asked to document the implications of cuts and consider the consequences of  reducing expenses in certain areas.  Ms. Gibson said that she would take steps to make  sure more implicit language goes into the budget development instructions to address  the concerns raised by Mr. Kelly.  In regard to the budget guidelines, Ms. Gibson stated that it is Town  Administration’s responsibility, as per the Town Charter, to provide a budget to the  Board of Selectmen. In past meetings there had been extensive discussion in regard to  budget nomenclature.  Ms. Gibson stated that her final budget would be balanced, but  it will not have a name. The Board can then accept or modify the budget, and in the end  they can decide what to call the budget.  Mr. Kopko noted that about this time last year  the “magic number” appeared.  He stated that in his belief this number had both good  and bad consequences, but a lot of good came from the process.  Ms. Gibson stated that  the number led to extreme misunderstandings.  Ms. Roggeveen said the greatest  success of the “magic number” was in conveying the message that there was a limit, but  its greatest failure was that it made it far too easy for stakeholders to charge forward  without considering the need for discussion.  Ms. Roggeveen stated that she felt a  better approach would be to talk about a priority budget and get the message out early  about revenue limitations.  Mr. Kopko agreed, stating that when discussions about  revenue begin there will be a percentage or a number that will represent the amount of  change that will be necessary.  Ms. Roggeveen said that she believed the number  limited solutions, as it dictated a line in the sand that made it difficult for everyone to  talk through budgeting challenges and find solutions.  Mr. Kelly stated that he felt there is a balance to be found in these situations.  When individuals draw their own conclusions more outcomes become possible, and  when individuals are provided with hard data they are more prone to react.  He stated  that the Committee would have a better understanding of these items after the public  meetings.  Mr. Kopko said that everyone should work hard to get public input from all  Minutes – Ad Hoc Budget Committee September 4th, 2008 Page 7 of 7 stakeholders.  Ms. Roggeveen stated an interest in making this issue more permanent  by listing it as a continuous agenda item.  She felt that the permanence would allow the  Committee to better examine the issue.  Mr. Kelly noted the Audit Committee’s recent  success of involving more of the Town’s resources in order to focus on a problem. He  proposed taking the same types of actions with the budget development process.  5.  New Business:   None.  6.  Old Business:   None:  7.  Date of Next Meeting:   The next meeting was scheduled for Wednesday, October 15th, 2008, at 2:00 PM.  8.  Adjournment:   Mr. Kopko asked for a motion to adjourn that was “so moved” by Mr. Kelly.  The  meeting was adjourned at 9:53 AM.  ””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””  Prepared by Craig Abernathy