Loading...
HomeMy WebLinkAboutAd Hoc Budget Committee Minutes October 15, 2008_201402060848053004 Town of Nantucket   Ad Hoc Budget Committee Meeting    Minutes – Ad Hoc Budget Committee Meeting October 15th, 2008      Present:  Ms. Libby Gibson, Ms. Jenny Garneau, Ms. Susan Genthner, Mr. James Kelly,  Mr. Michael Kopko, Ms. Irene Larivee, Mr. Matthew Mulcahy, and Ms. Patricia  Roggeveen.    Absent:  Robert Pellicone Ed. D.    Also present: Mr. Rick Atherton, Ms. Margaret Bergman, Ms. Robin Harvey, Mr. John  Tiffany, Mr. Whiting Willauer, and Mr. Craig Abernathy    1.  Call to Order:   Mr. Kopko called the meeting to order at 9:00 AM.  2.  Approval of Minutes:    Mr. Kopko asked for unanimous consent to approve the minutes from the  meeting of September 4th, 2008.  Hearing no objections the minutes were approved by  unanimous consent.  3.  FY 2010 Budget Updates:  At the Board of Selectmen meeting of October 8th, 2008, Ms. Gibson stated that  Ms. Larivee presented an update on budget projections and the timeline for completing  the budget.  She said that in the time between the initial projection and the Board  meeting economic conditions had changed.  The first quarter State Local Aid  disbursement had been received, but Ms. Gibson said she would be watching future aid  disbursements carefully.  She noted that local revenue for the first quarter was at about  the same level as the previous year, but again felt that it would be prudent to watch this  area carefully.  Ms. Gibson said that she was expecting more information from the State  that could impact State contracts, such as impending sewer projects.  Minutes – Ad Hoc Budget Committee October 15th, 2008 Page 2 of 6 Ms. Larivee said that first quarter FY 2009 revenue came in slightly above the  levels reported in first quarter FY 2008.  She stated that she would not be making any  adjustments to FY 2010 revenue projections until more revenue data is available and  the Tax Recap is certified.  Ms. Larivee said she expects to make further revisions in mid‐ December.  In regard to local revenue, Ms. Larivee said that while the demand for  building permits had fallen, the loss in revenue had been compensated for by an  increase in revenue from Our Island Home.  Mr. Mulcahy asked if the increase in  revenues at Our Island Home was due to increases in Medicare receipts.  Ms. Larivee  said that the increase in revenue was due to an increase in fees.    Mr. Kopko stated that he and Mr. Atherton attended a Selectmen’s Association  meeting on the previous Friday.  He reported that the general mood of the meeting was  that economic conditions look worse than ever going forward.  Mr. Kelly asked if it was  possible to get a schedule of support from the State in order to plan for any risk of loss  and determine the scope of potential loss due to cuts in funding from the State.  He  asked if the Town has implemented its hiring freeze, to which Ms. Gibson responded  that the freeze had been communicated verbally but not formally.  Mr. Kelly asked if the  School was operating under similar constraints, to which Ms. Genthner answered that  Dr. Pellicone had instructed all departments that vacancies would be filled on a case by  case basis.  Mr. Kopko asked if there had been any progress on the FY 2010 School Budget.   Ms. Genthner answered that Dr. Pellicone was working with administrative teams to  complete a balanced budget based upon the assumptions of the Ad Hoc Budget  Committee.  She noted that the FY 2009 Budget $600,000 would need to be cut due to  increases in operating costs, contaminated sand removal, and a deficit in School Lunch  funding.  Ms. Genthner said that Dr. Pellicone would be providing more information  about where the cuts will take place.  Mr. Kopko asked if the School was operating with  specific guidelines, and Ms. Genthner answered that they were working with directives  from the School Committee.  In regard to the Community School, Ms. Roggeveen asked that it not be the  target of budget cuts.  She felt that it would not be appropriate for the School to cut  funding from the Community School because the Community School budget had been  approved as a separate line item by voters at Annual Town Meeting.  Mr. Kopko asked  that School and Town officials sit down and talk about the model for the Community  School.  Ms. Roggeveen said that she felt it was important to talk about any changes  now in order to be proactive.  Mr. Kopko said that if the Town could make the school  district situation more rational by taking on some of the responsibility of the Community  School, then that is an option that should be considered.  Ms. Roggeveen said that she  would like to add the topic as an agenda item for a meeting at which Dr. Pellicone would  be available for comment.  Minutes – Ad Hoc Budget Committee October 15th, 2008 Page 3 of 6 In other budget updates, Ms. Larivee said that FY 2010 health insurance costs are  expected to be level, and that should free up about $324,000 to be allocated elsewhere.   She said that the recommendation of the Finance Department was to allocate the  monies for a one time spend.  Mr. Mulcahy asked what types of items might be  identified for the funds.  Ms. Larivee said that it could be put into the stabilization fund  or used for capital items.   4.  Review of Budget Information Meeting Schedule and Content:     Ms. Gibson said that the Budget Information Meetings would be held at the High  School on Thursday, October 16th, at 6:00 PM; Tuesday, October 21st, at 8:30 AM; and  Tuesday, November 18th, at 8:30 AM.  There had been plans to televise the meetings,  but Plum Television declined the offer to televise the event.  Mr. Kopko said that he felt  if it were necessary to spend money to have the meetings televised it might be a good  idea.  Ms. Gibson said the presentation for the first two meetings will focus on revenues,  and be presented in a PowerPoint format.  Mr. Atherton asked that Ms. Gibson highlight  the increases in revenue at Our Island Home and exactly how much of the other  revenue shortfalls the increases were covering.     Looking forward in the budget timeline, Ms. Gibson said that departmental  budgets were due to Town Administration by Friday, October 17th, 2008.  The next  meeting of the Ad Hoc Budget Committee was scheduled to immediately follow the  Budget Information Meeting scheduled for Tuesday, November 18th, at 8:30 AM, and on  the 19th an agenda item would provide for budget discussion at the Selectmen’s  meeting.  Mr. Mulcahy asked if projections still forecast a $2.3 million shortfall.  Ms.  Larivee said her projections forecast a $2.2 to $2.3 million shortfall, but she will  continue to look at revenues as they can cause the amount of the shortfall to change.    5.  New Business:   Mr. Kopko proposed that the Ad Hoc Budget Committee explore options for the  establishment of a capital fund.  He said the capital fund could work as a savings  account, and that the funds could be used to cover capital items that are not approved  by voters.  Mr. Mulcahy asked about the logistics of setting up such a fund.  Ms. Gibson  said that she and Mr. Rice have been examining some options for establishing such a  fund.  She said that monies returned from the Health Insurance Trust or Free Cash could  be deposited in this type of account.  Mr. Mulcahy asked if the establishment of a  capital fund would require a vote at Annual Town Meeting.  Ms. Gibson answered that a  vote would be necessary to appropriate the funds and to establish the capital fund.  Mr.  Kopko said that the fund could demonstrate the Town’s commitment to saving and  planning.  Noting that he also had a “rainy day” fund, Mr. Kelly said that such a fund was  something that people could relate to on a personal level.  Minutes – Ad Hoc Budget Committee October 15th, 2008 Page 4 of 6  In regard to playing fields, Mr. Kopko said that he felt it was important for the  School and the Town to establish a master plan.  He said that it was a complex issue and  that it is difficult to rationalize the need to voters.  Mr. Mulcahy stated that he felt more  input from citizens would be essential to a successful development process.  Mr. Kopko  said that making this a priority would help overall budgeting for the Town and the  School.  Ms. Genthner stated that she would put the item on the School Committee  agenda and ask the School Committee to give the master plan priority.   Mr. Kopko said that he wished to discuss the new teacher’s contract, noting that  it sounded like a “big, huge hot fudge sundae for everybody at this table to eat.”  He  asked if the School could provide the details of the contract, specifically by providing the  data in a template that would facilitate an “apples to apples” comparison.  Ms. Gibson  said that Ms. Larivee developed a cost analysis that she would be happy to share with  the School Committee, and noted that Glenn Field, Assistant to the Superintendent for  Business, has software that is configured for the purpose of “costing out contracts.”   Mr. Kopko said that the Town was working under specific guidelines.  He  highlighted a recent letter published in the local media in which Bruce Miller explained  that a salary increase of five percent should cover everything, i.e. annual pay increases,  step increases, bonuses etc...  Mr. Kopko asked if the teacher’s contract met the  guideline of a five percent increase that included all compensation.  Ms. Genthner  answered that the contract did not meet that guideline when all compensation was  included.  Mr. Kopko said that he felt not meeting the guideline would be a problem.     Mr. Kelly said that he thought that everyone at the table had talked about  communicating labor contract agreements in a document template that allowed for  increases to be easily represented.  In noting that the Ad Hoc Budget Committee  discussed guidelines for labor negotiations over one year ago, he said that he was  “taken aback” that the guidelines were not followed.  Mr. Kopko stated that his sense  was that the Town had been given assurances through the process that the guidelines  were being followed, and then at the end of the process found out the guidelines were  not followed.  Mr. Kelly said that he said this development will “set up” the Town for  conflict in future labor negotiations.  Mr. Kopko said the reason for the meetings of the  Ad Hoc Budget Committee was to help everyone stay “on the same page.”  Mr. Kelly  noted that the Committee had been meeting on a regular basis and the matter of the  teacher’s contract negotiation had not been mentioned.     Ms. Genthner asked the Committee in what format was the new contract  viewed.  Ms. Gibson answered that the only information the Ad Hoc Budget Committee  had viewed was the information that was published in local media.  Ms. Roggeveen said  that the format was important in that it projected long term costs and allowed for the  comparison of “apples to apples.”  She noted that this was key to the Town’s  administration of finances, and that good information is critical to maintaining the  public trust.  Mr. Kopko said that salary increases were reported at four, four and three  Minutes – Ad Hoc Budget Committee October 15th, 2008 Page 5 of 6 and a half percent over a three year period.  He pointed out that these reports list only  increases to base pay, while the directive the Town has tried to implement would  include all increases in compensation.     Ms. Larivee said that it was important to consider the length of time that  teachers have been working with the School, since teachers with long periods of service  would have already reached the maximum step.  She said that teachers at the maximum  step would not receive compensation in excess of the base salary increases.  Ms.  Roggeveen asked if the total percentage increase in compensation was known, to which  Ms. Genthner replied that she did not have that information at hand.  Mr. Kopko said  that he felt this was a very important number.  Mr. Kelly voiced frustration, stating that  the purpose of the meetings of the Ad Hoc Budget Committee was to avoid these kinds  of lapses in communication.  He said that he felt the meetings should facilitate the  sharing of information, but instead the Ad Hoc Budget Committee had been left “out of  the loop.”  Mr. Kelly stated that the teacher’s contract agreement went against the basic  tenets of good dialog.  In reference to the Airport labor negotiations in the prior year, he  said that the Finance Committee had a clear objective of not allowing the problems it  had with contract negotiations in the past to occur again, as they were unproductive.   Ms. Garneau pointed out that the teacher’s contract is not voted on separately,  but that it is a part of the overall School budget.  Mr. Kelly said that the School  Committee approves the contract, but the purpose of the Ad Hoc Budget Committee is  to have discussion and dialog on contract negotiations.  Ms. Garneau asked how could  the Committee discuss ongoing, confidential contract negotiations.  Mr. Kelly answered  that there were limits and guidelines that could be discussed.  Ms. Roggeveen added  that the guidelines were set by what the Town can afford.  She said that the problem  when organizations go outside of the guidelines gets serious because the Town can’t  afford it.  Mr. Kopko said that Dr. Pellicone clearly expressed a commitment to  delivering a contract that met established guidelines.  He said that failure to meet the  guidelines had left him feeling “gob smacked.”  Mr. Kelly said that it was important to  remember that the full details of the contract had not been disclosed.   Ms. Genthner said that the details of the contract were still under negotiation,  and that she was not at liberty to discuss them.  She said that the Massachusetts  Teacher’s Association had been informed that they could not have everything they  wanted, i.e. salary increases, small classes, teaching assistants, and administrative  assistants.  Mr. Kopko said that the difference was that the Town had clearly  communicated the guidelines for what it has to work with in labor negotiations.  He said  that due to limited resources it was imperative to follow these guidelines.  Mr. Kelly said  that the School can use different parameters since it has a separate budget, noting that  the teachers could have a ten percent increase if class sizes were doubled.  However, he  said that not meeting the salary increase targets makes future negotiations a problem  for the Town, as everyone would want to have the same salary increase as the teachers.  Minutes – Ad Hoc Budget Committee October 15th, 2008 Page 6 of 6  Mr. Kopko said that for many years the Town maintained unsustainable  increases in spending for payroll.  In a coordinated effort, much of the Town’s leadership  worked to rein in salary increases, but Mr. Kopko said the School had made it more  difficult to achieve those goals.  He asked that Dr. Pellicone and Mr. Field attend the  next meeting of the Ad Hoc Budget Committee, and also asked Ms. Gibson to make sure  the School was clear on the format for presenting the contract information.  Ms. Gibson  said that she will give the format to the School.  Mr. Kopko said that information in the  correct format would be key to discussions in the next meeting.  6.  Old Business:   None:  7.  Date of Next Meeting:   The next meeting was scheduled for Wednesday, October 29th, 2008, at 3:00 PM.  8.  Adjournment:   Mr. Kopko asked for a motion to adjourn that was “so moved” by Mr. Kelly.  The  meeting was adjourned at 9:46 AM.  ””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””  Prepared by Craig Abernathy