Loading...
HomeMy WebLinkAboutAd Hoc Budget Committee Minutes December 3, 2008_201402060848048317 Town of Nantucket   Ad Hoc Budget Committee Meeting    Minutes – Ad Hoc Budget Committee Meeting December 3rd, 2008    Approved January 27, 2009    Present:  Ms. Jenny Garneau, Ms. C. Elizabeth Gibson, Mr. James Kelly, Mr. Michael  Kopko, Ms. Irene Larivee, Mr. Matthew Mulcahy, Dr. Robert Pellicone, and Ms. Patricia  Roggeveen.     Absent:  Ms. Susan Genthner.    Also present: Mr. Rick Atherton, Mr. Brian Chadwick, Dr. Carlos Colley, Mr. Glenn Field,  Mr. Jason Graziadei, Ms. Robin Harvey, Megan McNeely, Ms. Jane Miller, Mr. Malachy  Rice, Mr. Whiting Willauer, and Mr. Craig Abernathy    Call to Order:   Ms. Roggeveen called the meeting to order at 11:33 AM.  Approval of Minutes 29 October 2008:   Mr. Kopko moved to approve the minutes of October 29, 2008; seconded by Mr.  Mulcahy.  So voted unanimously.    December 8, 2008, Special Town Meeting Update:   Town Manager C. Elizabeth Gibson stated that in a recent department head  meeting participants discussed the ramifications of voters choosing not to support  Articles 7 and 8 at the December 8, 2008, Special Town Meeting (STP).  She reminded  the Committee that Articles 7 and 8 are critical to the General Fund budget.  In addition  to the shortfall, Ms. Gibson noted the additional expense of borrowing to cover  expenses due to the inability of the Town to send tax bills out until the Tax  Recapitulation is certified.  Irene Larivee estimated the expense associated with  borrowing at $40,000 per month.  Ms. Gibson explained that Article 8 needs to be  approved in order to have the Solid Waste Enterprise Fund budget certified, and that  the certification is necessary before the Department of Revenue (DOR) will approve the  Minutes – Ad Hoc Budget Committee December 3rd, 2008 Page 2 of 5 Town’s tax rate.  She reminded the Committee that none of the articles to be presented  at STM will raise taxes.   In examining the potential consequences of voters not approving finance related  articles, Ms. Gibson pointed out that the Town and School would be responsible for  sharing the burden of reduced expenses.  She stated that the Town’s portion of the  shortfall would be sixty percent and the School’s portion would be forty percent.  Ms.  Garneau asked if anyone has spoken to the media in order to communicate the  potential fallout for the School.  Dr. Pellicone advised that he has spoken with the media  and explained the consequences of voters not approving the money related articles at  STM.     Mr. Kopko spoke to concerns of members of the community attempting to  modify the agenda of the STM during the meeting.  Ms. Garneau stated that normally  when such an attempt is to be made there is some discussion in the community prior to  the attempt, and asked if anyone has heard anything to substantiate such fears.  Ms.  Gibson referred to a newspaper article published the week before which stated the  School has plans to seek funding from the Stabilization Fund.  Ms. Garneau stated that  the School has no plans to attempt to secure funding from the Stabilization Fund.  Mr.  Kopko asked if the teachers have any plans to seek alternative funding.  Meghan  McNeely, Nantucket Teacher’s Association Co‐President, answered that the teachers  have no plans to introduce a request at STM.   She added that the School is looking for  ways to address current financial shortfall internally and has no intention of seeking  funding from the Stabilization Fund.     In regard to difficulty in disseminating information about the STM, Dr. Pellicone  highlighted the importance of finding new methods to communicate with the public.  He  stated that the School will send an e‐mail to parents, send a message using the PACE  phone system, place an advertisement in the newspaper, and post information on its  website.  Ms. Gibson noted that an article published in the Independent did a good job  of explaining the warrant articles and the consequences should they not be passed by  voters.   Ms. Gibson addressed a question about the Health Insurance Trust (HIT) Fund  Drawdown, explaining that the drawdown will reduce the Town’s expenses related to  the HIT by $1.8 million.  She added that there may be an opportunity to utilize  additional funds from the HIT in FY 2010.  Glenn Field, Assistant to the Superintendent  for Business, asked if the proposed drawdown will result in an increase in premiums in  FY 2010.  Ms. Larivee answered that the drawdown will have no impact on the amount  of projected expense in FY 2010.     Ms. Garneau asked Ms. Gibson to explain the reason for the projected deficit in  the Solid Waste Enterprise Fund (SWEF).  Ms. Gibson stated that when the FY 2009  SWEF budget was being prepared revenue numbers from the end of FY 2008 were not  Minutes – Ad Hoc Budget Committee December 3rd, 2008 Page 3 of 5 available.  She added that these numbers would have shown the negative effects of  declining construction and demolition waste revenue and increasing costs related to  permitting of a new lined cell.  Ms. Garneau then asked about plans to compensate for  such contingencies in future budgeting.  Ms. Gibson answered that a workgroup has  been formed to work with Waste Options to find ways to reduce expenses.  She noted  that the Landfill is likely to experience major cuts and see new fees for services.  Ms.  Larivee reminded the Committee that the subsidy paid to the SWEF is a General Fund  subsidy, as not only Town but also School funds pay the subsidy.  Jason Graziadei,  Inquirer and Mirror Senior Writer, asked why reduced volumes at the Landfill did not  result in lower expenses.  Ms. Gibson replied that as a general rule revenues are used to  subsidize expenses and offset costs in other areas.  Ms. McNeely asked about the  impact of a deficit in the SWEF on the School.  Ms. Gibson explained that an increased  subsidy for the SWEF would come from the General Fund and therefore directly impact  both Town and School finances.  Net School Spending:      Ms. Larivee presented documentation on net School spending through FY 2008  which demonstrated the Town’s contribution of double the amount of funding required  by State law.  Highlighting the perception that the Town does not provide enough  support for the School, she noted that part of the tax levy is required but the Town has  traditionally exceeded the required amount.  Ms. Garneau stated her opinion that most  School Committee members believe the Town is very generous in its support of the  School.  In light of projections of major budget cuts in the future, there was some  discussion of reducing salary expenses.  Dr. Pellicone stated that preparing a balanced  budget for FY 2010 may require him to cut staff by ten percent.  Mr. Kopko commented  that the Town is experiencing a similar scenario in its budget planning process.  Dr.  Carlos Colley, Assistant Superintendent for Curriculum and Instruction, noted that  adjustments to staffing are accomplished much more easily with advance knowledge.  FY 2009 & 2010 Budget Projection:   Ms. Larivee stated that original projections of a projected deficit of $2.2 million  for the FY 2010 budget have changed, resulting in an increase of the deficit to $3.8  million.  She pointed to a decline in new growth and excise tax revenues as contributing  factors in the deficit increase.  Ms. Larivee added that the current budget projections  include a ten percent cut in operating costs but they do not include expense increase  requests, stating that if a request is added to the Town’s budget the Town will need to  cut expenses elsewhere in order to accommodate the increase and that the School will  follow the same guidelines.  She noted that under the traditional method of sharing the  deficit, the current deficit of $3.8 million would require the School to make cuts of $1.7  million and the Town to make cuts of $2.1 million.  Minutes – Ad Hoc Budget Committee December 3rd, 2008 Page 4 of 5  Referring to his beliefs about the best approach to achieving budget goals, Mr.  Kelly noted that the School came in above projected goals while the Town came in  below projected goals.  He stated his belief that one side coming in above goals while  the other side comes in below goals does not lead to the most equitable budgeting  situation.  Mr. Rice asserted his belief that conservative fiscal practice implies a  philosophy of delivering budgets that exceed benchmarks for performance.  Mr. Kelly  agreed, but again stated his belief that the situation is not “even handed.”  Ms. Gibson  noted that even if both the Town and School come in under guidelines the total budget  will still be in a deficit situation.  Mr. Kelly acknowledged the budgeting challenges, but  added his belief that when an organization enters into budgeting negotiations with a  lower starting point it will finish with a lower ending point.     In an effort to address challenges in the budgeting process, Ms. Gibson stated  that she will recommend that the Board of Selectmen endorse an Ad Hoc Finance Work  Group to look at the structure of the deficit and help define essential Town government  function.  She added that the goals of the group would be focused and that the group  would meet in the short term before issuing a report.  Mr. Kelly asked about the Town’s  progress towards making a final revenue projection for FY 2010.  Ms. Larivee answered  that projections are about two‐thirds complete, and that they will continue to be  refined until 2009 Annual Town Meeting.  Ideas for Public Engagement in the FY 2010 Budget Process:   Ms. Gibson highlighted efforts to increase public engagement in the budget  process that included:  • “Piggybacking” on meetings of different civic groups.  • Meeting with employee groups.  • Televising budget forums.  She added her belief that it is important to educate the public on the challenges facing  the Town’s finances and communicate with the public in a manner that uses clear,  consistent terminology. Ms. Garneau agreed, noting that proposals that involve going to  the public enjoy much more success.  She stated that a School special advisory group is  working hard on budgeting issues.  New Business:   Ms. Gibson stated that in the process of attempting to balance the budget many  new fee ideas have surfaced.  She commented that she feels it will be best to apply new  fees to overall revenue before appropriation of funding.  Mr. Field noted that most  School fees generate negative revenues, and as such could not make a contribution to  the General Fund.  He added that the fees benefit the General Fund by reducing the  amount of subsidy required from the General Fund.  Ms. Roggeveen added her belief  Minutes – Ad Hoc Budget Committee December 3rd, 2008 Page 5 of 5 that decisions will need to be made regarding raising taxes or fees to address future  budget problems.  Old Business:  Date of Next Meeting:   The date of the next meeting is to be determined.  Adjournment:   Ms. Roggeveen asked for a motion to adjourn that was “so moved” by Mr. Kelly.   The meeting was adjourned at 12:58 PM.  ””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””  Prepared by Craig Abernathy