Loading...
HomeMy WebLinkAboutTGSCminutes20060815Town Government Study Committee  Minutes, August 15, 2006  Land Bank Office  Call to Order. Chairman Reinhard called the Thirty­fourth meeting of the Town  Government Study Committee to order at 4:10 pm. Present were members Reinhard,  Gardner, Lohmann, Miller, Sevrens, Topham, Sevrens, and Willauer, and guest Barnes.  Minutes. The minutes were approved as submitted. Reinhard advised that he had, as  noted in the minutes, asked Town Clerk Stover to contact the Attorney General regarding  two questions: whether we can change the title of Town Administrator to Town Manager  [TM] by Charter amendment; and whether we can schedule a vote on proposed changes  in the election following Town Meeting, rather than waiting a year. He expects an answer  soon.  Meeting with the Non­voting Taxpayers Advisory Committee [NVTA]. Reinhard  reported he had met with the NVTA and summarized our activities and recommendations  so far and asked for comments. One suggestion was that providing leadership training  for chairs of boards and committees would be one way to strengthen government. A  consultant could provide training for chairs and vice chairs. Miller felt this would  encourage commitment and participation and help standardize procedures. Reinhard  made reference to the "welcome packet" suggestion for new board members. Lohmann  suggested a reference manual as follow up for training. Willauer noted that the BOS  conducts such training annually.  There was discussion of filing the minutes of all bodies ­­officially with the Town Clerk  ­­ and maintaining them electronically, with links to the town web site, to facilitate public  access and the ability to follow the committees' actions easily. TV coverage would also  be good.  Another comment from the NVTA was critical of some members of boards and  committees who spend extended time away during the winter. The administrative policy  of the chair or the appointing body [BOS or TM] should be to discourage extended  absences. Removal for non­attendance can be difficult. It was noted with approval that  the current BOS questionnaire for applicants asks about attendance, and the reporting  process makes it easier to keep track. Of course elected officials can only be removed  through recall.  Reinhard also reported that he had spoken about the TGSC activities to the Nantucket  Civic League [NCL] at their annual meeting. He had received some comments about  streamlining town operations and long term financial planning and budgeting. Willauer  noted that the costs of the sewer facility had increased due to unanticipated market  conditions, but Miller felt that budgets should allow for unexpected contingencies.  Recommendations. Turning to the draft list of recommendations, the TGSC addressed  the matters on which we need more information [page 2]. It was agreed to ask the  consultant what other towns do regarding the number of signatures required to put an  article on the warrant. The list of appointments, with the changes we agreed upon last  meeting, should be reviewed individually by the consultant. The committee felt it was not  advisable to stipulate additional qualifications for the position of TM beyond what is in  the Charter. The BOS will set its standards and expectations when it advertises the  position. With regard to an open process for appointments, the TGSC applauded the BOS for developing and publicizing clearer procedures for making their appointments. It  was felt the TM should also make clear the procedure for the appointments made by the  TM, while maintaining the privacy of candidates as much as possible. Reinhard will  contact Keith Bergman and ask how this is handled in Provincetown. The appropriate  procedure can be tied to the shift in appointment powers.  The TGSC did not wish to pursue the proposal of combining Town and County  governments at this time, feeling that it was desirable to maintain county status. The  question of the effects triggered by a population of over 10,000 needs further  clarification. DeRensis pointed out that there would no longer be the option of  designating "Special Municipal Employees." However, it was not clear whether it would  require a change in the form of government [say, to Mayor/Council] or Town Meeting  [say, to Representative Town Meeting], or only permit the option of change. The  consultants should be asked to indicate all that would be triggered by exceeding 10,000  population. With respect to the relationship of the Sheriff with local government,  Willauer noted that the Finance Director must approve expenditures, which must meet  the guidelines. Beyond that the TGSC felt it did not have jurisdiction to take a position.  Regarding the suggestion that the Charter might be modified to require additional  approvals beyond the Planning Board for the 4181D Master Plan [MP], it was felt that  the MP would be in place before any changes could take effect. Any zoning by­laws to  implement the MP must come before Town Meeting anyway. However, since the MP is  not in place, it is not clear how the currently proposed zoning by­laws relate to the MP.  Discussing the balance between responsiveness and efficiency of government, it was felt  that stronger, more centralized management was needed for a town of our size. One  suggestion was to change the Planning Board from an elected board to an appointed  board. How to accomplish this was another question for the consultants.  Future Plans. Reinhard proposed inviting BOS members individually to attend a  meeting for a brief period to offer their suggestions; the members agreed. Timeline for  future meetings: October 1 Final list of Recommendations  November 1 Draft of Final Report  December 1 Warrant Articles, By­laws, Charter Amendments  January to April Educate community, promote recommendations  The closing of the warrant is a fixed date, the others flexible. There will be public  forums.  The next scheduled meeting is September 11, but that may conflict with a Civic League  meeting. We will want to continue to meet weekly in September: the 5 th and 18 th were  proposed as well as the 25 th . At the next meeting we will continue with the items on the  list. In September we will meet with the Selectmen, DeRensis and Groux. Reinhard will  contact Bergman.  Lohmann asked if there had been any response from Groux so far.  Topham asked about expenses so far.  Adjournment. At 5:45  Respectfully submitted,  Pamela Lohmann