Loading...
HomeMy WebLinkAboutTGSCminutes20060810Town Government Study Committee  Minutes, August 10, 2006  2 Fairgrounds Road  Call to Order. Chairman Reinhard called the thirty­third meeting of the Town Government  Study Committee to order at 4:05 pm. Present were members Reinhard, Gardner, Lohmann,  Sevrens, Topham, and Willauer, and guest Sherman.  Minutes. The minutes from July 31 were approved as submitted. Sherman noted that though  Mr. Groux was quoted correctly in the minutes, saying that the title of Town Manager is not  specifically mentioned in state law, there is a reference to Town Manager in the state  Constitution. Sherman believes this may be a category where the Charter cannot be  amended except by legislative act or a Charter Commission. Reinhard will follow up with a  query to the Attorney General.  Presentation to the Non­voting Taxpayers Association. [NVTA] Reinhard will make a  presentation to the NVTA tomorrow, updating them on our activities and asking them for  their comments and input.  2006 Annual Report. Reinhard submitted a copy of the TGSC's report he has drafted for  submission to the Town Annual Report. It was approved by all the members.  Review of Meeting with Consultant. Groux raised the issue of timing for implementing  any proposed Charter changes: a proposal would have to be submitted to Town Meeting  [ATM] in April 2007, be approved by a 2/3 vote, then be put on a subsequent ballot vote  and approved by a majority. Reinhard had thought this could be accomplished by June 2007,  but that would not allow sufficient time to advertise the ballot question; it would likely not  be voted on until the following year. Sherman wondered if the Attorney General might  permit the proposals to be published early enough, and an election scheduled so that the vote  could follow soon after ATM. Gardner noted this would only work if the wording were not  changed at ATM. Reinhard will review this question as well with the Attorney General.  Gardner noted there were differences in the views of Groux and DeRensis regarding such  issues as the powers of the TM. Sherman suggested asking Groux his views on the relative  merits of appointing versus electing. Sevrens commented that DeRensis could provide  information on the legality of proposals. Reinhard noted it is the job of the TGSC to decide  what is best among various proposals and bring forward their recommendations.  Lohmann cited DeRensis' suggestion that the powers the Charter gives the County had  unused potential and suggested the committee explore this idea more with Mr. Groux.  Recommendations. Reinhard asked what questions were still not covered. Lohmann  distributed a revised draft list of recommendations [see attached]. Regarding the number of  signatures required to put an article on the annual town warrant, the TGSC had voted  to increase the number from 10 to 50. Willauer wanted to also decrease the number of  signatures needed for Special Town Meeting; Sevrens disagreed. Sherman observed that any  change would require state legislative approval. Groux is to be consulted on how best to  effect a change.  Regarding requiring a three­person majority of the Board of Selectmen [BOS] to decide  policy, Willauer was concerned that the BOS decision­making could be hamstrung if  members were absent or recused themselves. Lohmann, Sevrens and Topham felt that it was  problematic for only two of five members to make major or controversial decisions. There  was some feeling that requiring a three­person majority would reduce flexibility the Charter  granted the BOS to act and would address an only occasional problem. Topham felt BOS members had an obligation to explain recusals, they should be only for substantive reasons;  a question for legal advice. Sherman observed that with a three­person board, two  constitutes a majority, and with a strengthened TM only one person is making decisions.  Willauer noted that for signing bills, or removing a TM, three selectmen are necessary, and  the BOS had adopted a policy of requiring three on making appointments, and this seemed  to work. Several people felt that assuring a sufficient number of selectmen to act could be  done by adjusting the agenda or postponing action. There was support for requiring a three­  person majority, if possible in the Charter, if not, by policy recommendation to the BOS.  Ask consultant for how best to accomplish this.  There followed a discussion of how to deal with non­attendance on boards and committees.  There is a mechanism in place for removing appointed members of committees who do not  attend, although it is somewhat cumbersome, and requires good record­keeping and follow­  up. There is a provision for recall of elected officials, but it is also cumbersome and long;  the easier remedy is the ballot box after a three­year term. Some towns have yearly  elections. Publicizing a record of non­attendance was felt to be important. Candidates  should indicate a commitment not to be gone for half a year. The new BOS policies  requiring mission statements, minutes and attendance records for boards and committees  will help. Some committees may be "sunsetted" if their function ends. Committee chairs and  the TM's office should keep track.  Regarding appointment powers for the TM to boards and committees, the TGSC­  proposed rationale and list, were generally approved by DeRensis and Groux, although each  committee was not reviewed individually. Sherman noted the following changes: the Non­  voting Taxpayers Advisory Committee is, by a 2003 by­law, to be appointed by the TM.  The Capital Programs Committee should be appointed by the BOS. [CPC stands for  Community Preservation Committee, and is also appointed by the BOS]. We will ask Groux  to comment on the individual boards. Our final report will give the rationale for all  proposals.  Groux had suggested that another way to strengthen the power of the TM would be the  power to approve bills and award contracts. Currently under the Charter the TM has the  power to negotiate contracts, subject to the approval of the BOS. The relative roles of the  TM and the BOS are clearer under the Charter and the TM has assumed more authority.  Authority to approve contracts and sign weekly bills would stress accountability and  thorough review by the TM.  Reinhard summed up that the TGSC is in agreement on all the items marked "AC" [Amend  Charter] on the 8/10 revised recommendation list.  Future Plans. For the next meeting Reinhard would like to complete the review of the  issues on the list to arrive at a "definitive" list of recommendations to forward to Groux,  although always subject to more information and input. Meanwhile, members would like  Groux to respond to the issues discussed today and last week's meeting. Reinhard hopes that  after consensus on refining the issues, we will have a package of recommendations ready for  an official vote in October.  Adjournment. At 5:45 pm  Respectfully submitted,  Pamela Lohmann