Loading...
HomeMy WebLinkAboutAudit Committee Minutes 01 28 2009_201402041939411470 Town of Nantucket   Audit Committee Meeting    Minutes – Audit Committee Meeting January 28th, 2009    Approved February 10th, 2009      Present: Mr. Jim Kelly, Mr. Michael Kopko, Ms. Patricia Roggeveen, Ms. C. Elizabeth Gibson,  Mr. Malachy Rice, and Ms. Constance Voges, Mr. Bob Dickinson    Absent: None.    Also present: Mr. Glenn Field, Mr. Craig Abernathy, Mr. Mark Abrahams (via conference  call), and Mr. Whiting Willauer    Call to Order:     Ms. Roggeveen called the meeting to order at 9:05 AM.    Announcements and Updates:     None.    Discussion of the Abrahams Group Implementation Plan:   Ms. Gibson stated that Mark Abrahams would be joining the meeting via conference  call to speak about progress in the implementation of the recommendations made in his  firm’s organizational study of the Finance Department.  She noted that there had been an  intention to have Mr. Abrahams come back to Nantucket to review progress and provide  independent confirmation of implementation.    Mr. Abrahams joined the meeting via conference call at 9:08 AM.   Mr. Abrahams reviewed the work carried out by his firm, stating that the Abrahams  Study yielded thirty‐two recommendations to be implemented in four phases.  He pointed  out that the majority of the recommendations for the Finance Department were included in  the first phase of the plan and that in the second phase most items focus on Human  Resources or the Town Manager.  Mr. Abrahams commented that the purpose of shifting  responsibilities to other departments is to alleviate some of the workload for the Finance  Department and thereby allow the Finance Department time to focus on work pertinent to  Minutes – Audit Committee  January 28th, 2009 Page 2 of 4 normal finance responsibilities.  He then explained that the third phase of the plan was to  begin in January and run through March 31st, but these efforts have been impeded by  continuing work on the FY 2008 Audit.  Restating priorities outlined for the department, Mr.  Abrahams highlighted the fact that the current focus of the Finance Department is on the  timely completion of cash reconciliations and completion of the FY 2008 Audit, and stated  that as this was a priority.  As such, the implementation plan has been put on hold.  Citing  one area that has seen progress, Mr. Abrahams spoke of work with Glenn Field, Assistant to  the Superintendent for Business for Nantucket Public Schools, on the School’s chart of  accounts.  Mr. Kopko asked if the work with the School is a part of the second or third  phase, and Mr. Abrahams responded that this work is scheduled to be implemented before  July 1st, 2009.    Update on the Progress of the FY 2008 Audit:   Ms. Roggeveen asked if it is correct to assume there has been a lack of progress.   Mr. Abrahams responded that FY 2009 cash has been reconciled through November and  cash reconciliations for FY 2008 are close to completion but not yet complete.  Ms.  Roggeveen noted that an internal deadline for completing FY 2008 cash reconciliations and  fixed assets has been missed and asked when the tasks would be completed.  Mr. Dickinson  responded, stating that work on FY 2008 cash reconciliations is close to completion, but the  month of March (FY 2008) has presented more problems than he expected.  He added that  he expects to spend the next two days working with Deb Weiner, Treasurer, to identify and  correct problems, and advised that he does not expect to find every penny but he does  expect to find the larger items.     In an effort to clarify the mission of the Committee, Mr. Kelly asked what these  discussions are intended to accomplish; what is the first priority of the Finance Department;  and what is the expected impact of missed deadlines.  Ms. Roggeveen stated her intention  to take in information and come up with a decision.  She reminded the Committee of the  missed internal deadline and asked that the Committee discuss a proper course of action, as  meeting the Department of Revenue (DOR) deadline of March 31st, 2009, is critical to the  Finance Department and the Town.  Ms. Voges commented that the Finance Department  did well on the implementation plan until mid‐October when it became apparent that it  would be necessary to have a Special Town Meeting and resubmit the Tax Recapitulation.   She added that these items were occurring at the same time the Department was working  on audit preparation and the FY 2010 Budget.  Ms. Voges also pointed out that the  Department completed many tasks outlined in phase one of the implementation plan other  than cash reconciliations.  Mr. Kopko commented that he did not understand the “either or”  nature of the items.  Ms. Voges responded, explaining that these items develop in such a  manner due to the amount of time that is available for completing work, pointing out that  each month of FY 2008 cash reconciliations has taken three weeks of work.  She noted that  changes made in FY 2009 have improved the process and thereby made it much less time  consuming.  Mr. Kelly asked if the process was known when the Committee set the  timeframe for completion of tasks, to which Ms. Voges responded that the process was  known but no one expected each month to take three weeks to complete.    Minutes – Audit Committee  January 28th, 2009 Page 3 of 4  Mr. Kelly then asked if there is a way to predict the timeframe for completion of  overall goals and not focus on incremental goals.  Mr. Dickinson pointed out that work on  the current fiscal year is proceeding at a much faster rate, and explained that work on a  month of reconciliations may begin on Monday morning and be completed by mid‐week.   Ms. Roggeveen agreed that keeping up to date with reconciliations for FY 2009 will be  helpful, but reiterated the importance of making the March 31st deadline for completion of  the FY 2008 Audit.  She asserted that the audit is a major milestone that is critically  important to both the implementation plan and the Town’s commitments to DOR and  Powers and Sullivan.     Mr. Kelly asked if the goal of the March 31st, 2009, deadline could be clarified.  Ms.  Voges answered that this date is the deadline for submission of the Town’s FY 2008 Audit to  DOR, and pointed out that there is a period of time between the submission of final  information to the auditors and the time a final audit is submitted to DOR.  She added that  Reneé Davis, Powers and Sullivan, has asked to be informed of all developments for the  sake of making scheduling arrangements.  Ms. Gibson stated that she is meeting daily with  all concerned parties to speak about progress in the reconciliation process.  She assured the  Committee that everyone is well aware of the March 31st deadline.  Mr. Kelly asked if Ms.  Gibson feels certain that the deadline will be met, to which Ms. Gibson responded in the  affirmative.  Mr. Kelly then asserted his belief that the audit should be the Finance  Department’s only priority and as such it should be the only task on which the Department  is working.  Ms. Gibson asked about other items designated as priorities for the Finance  Department including an agenda item, indirect costs.  Discussion followed, and it was  decided that as many tasks as possible should be deferred until such time that the FY 2008  Audit is complete.  As Chairman of the Finance Committee, Mr. Kelly asked that Ms. Voges  not feel obligated to attend any meetings of the Finance Committee until after March 31st.    New Business:   Ms. Roggeveen stated that individual interviews with Powers and Sullivan will be  taking place.  Mr. Kelly asked what subjects are intended to be discussed with the auditors.   Mr. Kopko asked that the subject of these interviews be placed on the agenda for the next  meeting.  Ms. Roggeveen added that she still wished to commission a “line‐item” audit for  the School.  Mr. Kelly stated that he believes the matter has been discussed and the Audit  Committee has failed to demonstrate a consensus on the matter.  Ms. Roggeveen answered  that she believes the proposal is still “on the table.”  Ms. Voges advised the Committee that  commissioning such an audit as a part of the FY 2008 Audit would affect the completion  date of the FY 2008 Audit.   Mark Abrahams left the meeting (via conference call) at 10:02 AM.  Other Business:     None.      Minutes – Audit Committee  January 28th, 2009 Page 4 of 4     Date of Next Meeting:    Ms. Roggeveen proposed that the next meeting should take place on Wednesday,  February 10th, 2009, at 10:00 AM.        Adjournment  Ms. Roggeveen asked for a motion to adjourn which was “so moved” by Mr. Kopko.   The meeting was adjourned at 10:05 AM.     ””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””  Prepared by Craig Abernathy