Loading...
HomeMy WebLinkAboutAudit Committee Minutes 01 14 2009_201402041939406314 Town of Nantucket   Audit Committee Meeting    Minutes – Audit Committee Meeting January 14th, 2009    Approved February 10th, 2009      Present: Mr. Jim Kelly, Ms. Patricia Roggeveen, Ms. C. Elizabeth Gibson, Mr. Malachy Rice,  and Ms. Constance Voges, Mr. Bob Dickinson    Absent: Mr. Michael Kopko.    Also present: Mr. Rick Atherton, Ms. Reneé Davis, Mr. Glenn Field, Mr. Craig Abernathy, and  Mr. Whiting Willauer    Call to Order:     Ms. Roggeveen called the meeting to order at 9:00 AM.    Announcements and Updates:     None.    Approval of Minutes:   Mr. Kelly made a motion to approve the minutes from the meeting of December  10th, 2008; seconded by Ms. Roggeveen.  So voted unanimously.   Discussion of FY 2008 Audit with Powers and Sullivan:  Reneé Davis, of Powers and Sullivan Certified Public Accountants, stated that after  working for eight days on the FY 2008 Audit she believes the Town’s financial statements  are in good shape.  She noted that she does expect some slippage in the draft timeline due  to delays in receiving cash reconciliations, the Treasurer’s Cash Book and updated fixed  assets for FY 2008.  Ms. Davis added that she expects to receive these documents by the  23rd of January, 2009.  Ms. Gibson asked if Ms. Davis expects to meet the deadline for  submitting a FY 2008 Final Audit on March 31st, to which Ms. Davis responded that she  believes that to be a realistic deadline.  Mr. Kelly asked if a one week delay in receiving cash  reconciliations and fixed assets will result in a one week delay for the FY 2008 Draft Audit.   Ms. Davis responded that the delay in receiving information will result in a one to two week  Minutes – Audit Committee  January 14th, 2009 Page 2 of 4 delay in the draft due to scheduling issues.  Ms. Roggeveen asked that Ms. Davis send an e‐ mail to confirm that the audit schedule is on track.    Ms. Voges asked if a draft of the Federal Financials has been completed, to which  Ms. Davis responded that the Federal Findings are in good shape and that there were no  new findings in this year’s audit.  She also stated that the same material weaknesses from  previous years will again appear in the audit.  Mr. Rice commented that this has been the  expectation of all stakeholders, since there has been little time between the completion  dates for several years of financial reporting.    Mr. Kelly asked Ms. Davis to describe the process used to perform the payroll audit.   Ms. Davis stated that her firm looks at two areas when performing a payroll audit:  ensuring  that items are categorized in the correct fiscal year and reviewing policies and procedures.   Mr. Kelly then asked if Powers and Sullivan performs a “pay stub” audit.  Ms. Davis  answered that her firm does not perform this type of audit.  Mr. Kelly then asked if the firm  looks at overtime and other types of premium pay to ensure that they are calculated in the  correct manner.  Ms. Davis answered that as a part of the audit the accrual of sick and  vacation time is scrutinized and tested.  Cash Reconciliation Update for FY 2009:   Ms. Voges stated that two weeks prior to the meeting she directed the Finance  Department to focus its efforts on the FY 2008 Audit, so work on cash reconciliations for FY  2009 has been put on hold.  Mr. Dickinson characterized work on the FY 2008 cash  reconciliations as “thorny,” but stated that the Finance Department will be in a much better  position regarding cash reconciliations for FY 2009.  He added that work on FY 2009 cash  reconciliations has helped identify issues with cash reconciliations in FY 2008.  Ms. Davis  asked Mr. Dickinson if he is comfortable with a deadline of January 23rd for completing the  FY 2008 cash reconciliations and fixed assets.  Mr. Dickinson answered that Deb Palmer,  Staff Accountant, is working on fixed assets and he is working with Deb Weiner, Treasurer,  to complete the cash reconciliations, and stated that he feels comfortable that he will be  able to meet the deadline.    In reference to an audit of the implementation of new cash reconciliations  performed for FY 2009, Ms. Davis asked if anyone would like to discuss the findings of this  work.  Ms. Roggeveen commented that she feels an audit of another month’s cash  reconciliations would be appropriate, as it would allow for comparison between two  months of cash reconciliations.  Ms. Davis noted that most of the errors discovered in the  audit were “first month errors” that should have been corrected in subsequent months.   Ms. Voges asked that the current focus remain on completing the FY 2008 Audit before  commissioning further audit work.  Ms. Gibson reminded the Committee that the audit  work performed on cash reconciliations was costly, and that if further audit work is  commissioned a method of financing the work will need to be found.  Discussion of Indirect Costs:  Minutes – Audit Committee  January 14th, 2009 Page 3 of 4  Describing a formula used to determine costs incurred through joint usage of  administrative services, Ms. Gibson stated that the Finance Department is developing a  formula for assessing indirect costs that is reasonable and calculated in a fair and consistent  basis.  She commented that the Airport and the Water Company have disputed the amounts  assessed for indirect costs in recent years.   Ms. Voges stated that there are four issues with indirect costs:  the formula for  assessing indirect costs, budgeting for indirect costs, a change in the Department of  Revenue (DOR) instructions on how to budget for indirect costs, and how to handle revenue  deficit issues with the Solid Waste Enterprise Fund.  Providing history on the process, Ms.  Voges explained that in the past the payment was based on property value and assessed as  a payment in lieu of tax.  She noted that the Abrahams Group has recommended that a  formula for assessing indirect costs be developed.  Ms. Voges stated that she has contacted  other municipalities that operate airport enterprise funds in order to compare methods of  assessing these costs.  Mr. Kelly asked how the current amount of funds collected for  indirect costs is assessed.  Ms. Voges answered that the Finance Department presents the  Airport and the Water Company with an amount based upon a reasonable formula that is  calculated in a fair manner that is consistent with other municipalities in the  Commonwealth, but these entities have declined to pay the assessed amounts.  Mr. Kelly  asked what amount these entities pay, to which Ms. Voges stated that they pay a self‐  determined amount that is included within their existing budgets.  She added that if a  reasonable formula is assessed the Town would add an additional $150,000 to $200,000 to  the General Fund.   Ms. Roggeveen asserted her belief that the development of such a policy should be  a policy decision for the Board of Selectmen, noting that such a policy would be similar to  existing policies that are enacted by the Board and implemented by the Finance Committee.   Ms. Gibson agreed, stating that she believes a Board endorsement will add weight and  validity to the formula.  Mr. Kelly noted that the Airport’s proposed capital plan includes  funding a residence for the Airport Manager ($800,000), adding that this expenditure was  partially justified by a need to allocate unrestricted assets.  Mr. Kelly then asked if it is  within the purview of the Audit Committee to consider a policy decision regarding indirect  costs, to which Mr. Rice answered that as the matter is a recommendation of the work  performed by the Abrahams Group for the Committee it is within the purview of the  Committee.   In regard to impending changes to budgeting methods for indirect costs proposed  by DOR, Ms. Voges stated that there is some confusion about these changes as Barbara  Dakin, DOR Representative, states these changes will take place while Mark Abrahams  states that they will not take place.  Ms. Voges also noted that any formula developed to  assess indirect costs applies to all enterprise funds and as such it should be applied  uniformly.  Ms. Davis stated her opinion that whatever method is used it is important to  demonstrate that a calculation is performed and indirect costs are assessed equally.  Mr.  Rice agreed, noting that it is important to consider all costs when looking at revenue  streams.  Mr. Kelly encouraged parties negotiating for the use of a formula in determining  Minutes – Audit Committee  January 14th, 2009 Page 4 of 4 indirect costs to look back at recent years and document the amount of indirect costs that  have been paid as well as the amount that could have been allocated.  New Business:   Ms. Roggeveen spoke of her interest in developing a Town policy for providing  compensation in the form of a housing allowance.  She noted that currently the Town has  no policy for providing or tracking these allowances, and noted that in recent years the  amount of housing allowances has become substantial.  Ms. Gibson asked which  departments receive such allowances, to which Ms. Voges responded that the School,  Airport, and Water Company provide housing allowances.  Ms. Gibson noted that these  departments lie outside of the authority of Town Administration.  Ms. Roggeveen proposed  that the Board of Selectmen can implement a recommended policy for providing additional  compensation in the form of a housing allowance.  Discussion of other forms of  compensation followed, including:  free housing, take‐home vehicles, and commuting  expenses.  Other Business:     None.    Date of Next Meeting:    Ms. Roggeveen proposed that the next meeting should take place on Wednesday,  January 28th, 2009, at 9:00 AM.        Adjournment  Ms. Roggeveen asked for a motion to adjourn which was “so moved” by Mr. Kopko.   The meeting was adjourned at 9:57 AM.      ””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””  Prepared by Craig Abernathy