Loading...
HomeMy WebLinkAboutAudit Committee Minutes 12 10 2008_201402041938571623 Town of Nantucket   Audit Committee Meeting    Minutes – Audit Committee Meeting December 10th, 2008    Approved January 14th, 2009      Present: Mr. Jim Kelly, Mr. Michael Kopko, Ms. Patricia Roggeveen, Ms. C. Elizabeth  Gibson, Mr. Malachy Rice, and Ms. Constance Voges, Mr. Bob Dickinson    Absent: None.    Also present: Mr. Rick Atherton, Ms. Reneé Davis (via conference call), Mr. Glenn Field,  Ms. Jane Miller, Mr. Craig Abernathy, Mr. Jason Graziadei, and Mr. Whiting Willauer    Call to Order:     Ms. Roggeveen called the meeting to order at 9:00 AM.    Announcements and Updates:     Ms. Roggeveen moved that the agenda be modified to change language of  “Discussion with Powers and Sullivan Regarding an Independent Audit of the School” to  “Discussion with Powers and Sullivan Regarding an Independent Audit of Systems and  Procedures;” seconded by Mr. Kopko.  So voted unanimously.    Approval of Minutes:   Mr. Kelly made a motion to approve the minutes from the meeting of November  5th, 2008; seconded by Mr. Kopko.  So voted unanimously.   Cash Reconciliation Update for FY 2009:  Mr. Dickinson reported that the cash reconciliations for the first three months of  the year have been completed and submitted to the State.  Mr. Kelly asked if there were  any surprises in the reconciliations, to which Mr. Dickinson responded that most errors  were common misposting errors.  Mr. Kelly noted that over time the list of reconciled  items has become shorter.  Mr. Dickinson agreed, stating that as common errors are  Minutes – Audit Committee  December 10th, 2008 Page 2 of 5 identified they are eliminated.  Ms. Voges noted that the Finance Department is facing  challenges from the Special Town Meeting, the FY 2008 Audit, and cash reconciliations,  and commented that the work done so far has been a good start.    Status of FY 2008 Audit:   Ms. Voges stated that she has spoken with Reneé Davis, Powers and Sullivan  Partner, and that despite the setbacks caused by preparations for Special Town  Meeting, her office began sending information for the audit at the end of November.   Ms. Roggeveen asked about the timeline for the audit, to which Ms. Voges responded  that the auditors will come to Nantucket on January 5th, 2009, for two weeks of field  work.  She added that the deadline for a draft audit is January 31st, 2009, and the  finished audit has a deadline of March 31st, 2009.     Discussion with Powers and Sullivan Regarding an Independent Audit of Systems and  Procedures:   Ms. Roggeveen stated that she has discussed School auditing parameters with  Reneé Davis, and that she has learned that these audits do not look at systems and  procedures used at the School.   Ms. Davis joined the meeting via speakerphone.   Ms. Roggeveen explained that she would like to discuss options for reviewing the  systems and procedures used by the School.  Ms. Davis explained that the School has a  large budget and also have the ability to manage finances freely as long as the budget  bottom line is maintained.  She added that although the School makes up a large part of  the Town’s finances, the audit of the School does not review each line item.  Ms. Davis  noted that the School must report on its financial controls to the Department of  Education.     Mr. Atherton asked if the normal audit tests random transactions.  Ms. Davis  answered that the regular audit tests transactions for enterprise funds, the Town and  the School, but added that an audit similar to one performed at the Landfill could be  conducted at the School.  She said that such and audit would make sure that financial  statements can’t be materially misstated due to a lack of controls.  Ms. Davis asked if  the Committee is seeking more information on budgetary controls on the expense side  of School finances.  Mr. Kelly answered that he did not believe there is a consensus on  what the Committee is looking for, and stated that he believes the current discussion is  in regard to financial audits of internal controls, management processes, and systems  within departments.  Ms. Davis offered to meet with Glenn Field, Assistant to the  Superintendent for Business, when she comes to Nantucket in January.  She said that  she could look at the process of budgeting and discuss the need to have a good system  of controls in order to identify costs.  Mr. Kelly asked if the normal audit looks at  Minutes – Audit Committee  December 10th, 2008 Page 3 of 5 internal controls, to which Ms. Davis answered in the affirmative.  Ms. Roggeveen stated  that she thought Ms. Davis had previously indicated that these controls were not  scrutinized.  Ms. Davis answered that during the audit of the School her organization  looks at bills and invoices, testing the controls of the warrant process.  She added that  the audit does not look at budget monitoring systems or budgetary transactions.   Ms. Roggeveen stated her belief that there are some advantages to having  Powers and Sullivan conduct the audit.  Mr. Kelly pointed out that Ms. Roggeveen’s  concern over internal controls is addressed in the normal audit.  Mr. Kopko commented  that he believes the discussion is about policy more that financial management, noting  that the type of scrutiny Ms. Roggeveen is seeking might be better achieved through  other channels.  Mr. Kelly stated that he believes that the Audit Committee has fulfilled  its obligation to make sure the municipal finances are properly audited and reported.   Ms. Voges asked Ms. Davis to explain the financial nature of student activity  accounts.  Ms. Davis answered that student activity accounts are governed specifically  by law and that they enable the principals of a school to collect funds and write checks  for expenses without going through the warrant process.  She added that the School  Committee has the authority to set guidelines for the principal’s use of the account.     Mr. Kelly stated that he has observed that Town and School finances do not  interface clearly, noting that it might be helpful from a management perspective for Mr.  Field and Ms. Voges to work through some management questions together in lieu of  further audit discussions.  Ms. Roggeveen asserted her belief that she is not convinced  the School is not in need of a line item audit, stating that she believes the issues center  around voter confidence and corrective practice.  Mr. Kopko noted that the School also  has other audits of its finances.  Mr. Field echoed Mr. Kopko’s statement noting that the  School has a compliance audit, adding that in the past three years the School has  undergone ten audits.  Ms. Davis stated that as part of the Town’s audit a “single audit”  is also performed.  She explained that this audit studies internal controls in relation to  federal grants.  After further discussion of the need for a separate audit, Mr. Kopko  suggested that the matter be considered further before any decision is made.  Mr.  Kopko thanked Ms. Davis for helping to educate the Committee and provide a baseline  for what procedures are followed in the audit process.   Ms. Davis left the discussion.   In considering future options for performing a School audit, Mr. Kopko suggested  that the interests of all parties would be better served if these discussions are held with  the Ad Hoc Budget Committee.  Ms. Roggeveen added her desire to speak with Town  Counsel again regarding the necessary authority for a line item audit.  Mr. Kelly stated  that he believes that this kind of conversation is unnecessary, as the Committee has not  come to a consensus on the need for such an audit.  Ms. Voges reminded the  Minutes – Audit Committee  December 10th, 2008 Page 4 of 5 Committee that when considering additional audits the substantial cost associated with  the audit has to be carefully considered.   New Business:   Ms. Voges announced that she has resubmitted the Tax Recap and that she is  not sure how much longer it will be before it is approved.  Mr. Kopko asked about other  deadlines with the Abrahams Group and the Department of Revenue (DOR).  Ms. Voges  answered that all parties are happy that the Town is on the right track despite setbacks  to some timelines.  Ms. Gibson stated that Mark Abrahams wishes the Town was further  along the process of implementation of its recommendations, but that he also  understands the challenges the Town has faced in the current fiscal year.  Other Business:     None.    Date of Next Meeting:    Ms. Roggeveen proposed that the next meeting should take place on  Wednesday, January 14th, 2008, at 9:00 AM.        Adjournment  Ms. Roggeveen asked for a motion to adjourn which was “so moved” by Mr.  Kopko.  The meeting was adjourned at 9:45 AM.     ””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””  Prepared by Craig Abernathy                                                              Minutes – Audit Committee  December 10th, 2008 Page 5 of 5