Loading...
HomeMy WebLinkAboutAudit Committee Minutes 08 13 2008_201402041939442876 Town of Nantucket   Audit Committee Meeting    Minutes – Audit Committee Meeting August 13th, 2008      Present:  Ms. Libby Gibson, Mr. Michael Kopko, Ms. Patricia Roggeveen, Mr. Malachy Rice, and Ms.  Constance Voges    Absent: Mr. Jim Kelly    Also present: Mr. Rick Atherton, Ms. Irene Larivee, Mr. Whiting Willauer, and Mr. Craig Abernathy    1.  Announcements and Updates:     Ms. Voges stated that the Fiscal Year 2007 Audit was complete, and that all three reports  (Basic Financials, Federal Financials, and Management Letter) would be filed by Powers and Sullivan  with the Department of Revenue by August 14th, 2008.  Ms. Gibson added that the deadline with the  Department of Revenue was Friday, August 15th, 2008, and that either her office, Ms. Voges or the  Abrahams Group had been in touch with Powers and Sullivan on a daily basis.       Ms. Voges directed Audit Committee members to information packages, which contained  drafts of the Report to Management and the Federal Financials.  She stated that there had been very  few changes between the preliminary drafts and the final versions.  Ms. Voges said that on the  Report to Management there were a total of fifteen material weakness comments, and that of those  comments six were stating that previous comments had been resolved.  Continuing, she added that  several of the other comments were in regard to cash reconciliations and transfers.      In the case of off‐duty police and fire details, Ms. Voges stated that more work needed to be  done.  To resolve those matters, Ms. Voges said she will need to look at when the Massachusetts  General Law was accepted and whether or not seed money was provided.  She explained that the  Town pays the police and fire detail personnel prior to collecting from the customers and that in  order to do that there had to be a Massachusetts General Law that was accepted and seed money  provided.  The acceptance of the law would have occurred before Ms. Voges’ time with the Town of  Nantucket.  She stated that as the program has grown larger more seed money has been required in  order to avoid having a deficit balance while the Town is waiting for collections.  Mr. Kopko asked if it  were not possible to bill in advance for fire and police details.  Ms. Voges stated that the Town of  Nantucket had presumably accepted a law that says the Town will pay for the services prior to  collection.  Ms. Gibson said that if people aren’t paying for third party details, the Town’s recourse is  to refuse permitting or licensing until the fees are paid.     Ms. Voges directed the Committee’s attention to the Fraud Risk Assessment in the  information package.  The assessment, known as SAS‐12, now requires comment from Certified  Minutes – Audit Committee August 13th, 2008 Page 2 of 6 Public Accountants that are performing audits.  These comments are contained in the Report to  Management, and Ms. Voges stated that they will be a part of the 2009 Audit work.     Ms. Voges stated that the last two items were new on the FY 2007 report.  She introduced  the first item as Massachusetts Water Pollution Abatement Trust (MWPAT) Loans.  She said that  when MWPAT approves a loan the Town draws down on the loan.  The practice in Town operations  has been for Tom Parece with Earth Tech to prepare the drawdowns.  Mr. Dickinson maintains  regular contact with the Mr. Parece during the process of preparing the drawdown. Ms. Voges noted  that this item should be seen as resolved in next year’s Report to Management.       Ms. Voges then commented on the investment earnings for the ambulance revolver fund.   She said that the comments listed go along with reconciling cash and recording interest.  She stated  that there are laws that govern the recording of interest in different kinds of funds.  She said the  Finance Department needs to keep a complete summary of which accounts get to keep interest and  which funds do not keep interest.  She added that this is another item that should be listed as  resolved in next year’s comments.     Mr. Atherton asked if drawdowns require preparation.  Ms. Voges responded that Earth  Tech prepares the request that goes to MWPAT for the drawdown of loan proceeds to reimburse  payments the Town has made.  Ms. Voges stated that Earth Tech is responsible for all of the  contracts and that they have all of the supporting documentation that goes along with the  drawdowns.  She added that this has become a much larger issue due to the increase in size of  projects over the last few years.     Mr. Atherton asked for more information regarding the item listed as number ten in the  information package.  Ms. Voges replied that the item in question referred to an incident at the scale  house in the Town Landfill.  She reminded the Committee that this item was reported at the time it  occurred in the summer of 2006.  The incident involved an employee that left cash receipts on the  counter and walked off the job.  The employee had been depositing money into accounts, but had  incorrectly been recording the deposits in the accounts receivable detail and not reporting the  receipts to the Finance Department.  Ms. Wanda Hilts, current Accounts Payable Administrator, went  out to the Landfill and worked or months to clean up the recording system and work backwards  documenting transactions.  Ms. Voges stated that all of the work Ms. Hilts did is no longer at the  Landfill.  The auditors requested this documentation, and it is noted in the comments due to the fact  that they were unable to view the documentation.  Mr. Atherton stated that he recalled the incident,  and thanked Ms. Voges for her explanation.      2.  Approval of Minutes:  Ms. Roggeveen made a motion to approve minutes from the meetings of July 9th and July  23rd, 2008.  The motion was seconded by Mr. Kopko.    3.  Accomplishments since Meeting of July 23rd, 2008.     Ms. Voges spoke about the FY 2010 Budget process.  She stated that members of the  Committee had intimate knowledge of the process and that Ms. Larivee had been working on the  budget forecast.  She said that Ms. Larivee would be making a PowerPoint presentation of the FY  2010 Budget Projection at that evening’s Board of Selectmen meeting.    Minutes – Audit Committee August 13th, 2008 Page 3 of 6  Ms. Voges stated that the FY 2009 Tax Recap is in progress.  She said that the Assessor’s  office has a goal of submitting documentation by September in order to have an approved tax rate.   She added that an approved tax rate is necessary in order to send tax bills out.  These bills normally  go out on November 1st.     On the topic of FY 2009 cash reconciliations, Ms. Voges stated that the Treasurer was still  receiving statements from July, but Robin LaPiene is working on the general ledger reconciliation.   Mr. Dickinson and Ms. LaPiene have also been working on a week by week basis so that the monthly  reconciliation should be easy to complete.  Ms. Voges stated that Treasurer’s cash portion has also  been finished.     In regard to FY 2008 cash reconciliation, Ms. Voges stated that cash reconciliation for the  first three quarters has been completed.  In addition, she said about half of all accounts have been  reconciled through June.  She clarified that she was referring to the Treasurer’s cash being reconciled  to bank statements.  Additionally, Ms. Voges stated that County reconciliations have been completed  and those Treasurer’s cash books have been turned over for general ledger reconciliation.  (Note:   The process of reconciliation begins by reconciling the Treasurer’s cash book to the bank  statements; the Treasurer’s cash book is then reconciled with the general ledger.)Ms. Voges said  that when the Town’s Treasurer’s cash books are complete, they will be turned over for  reconciliation to the general ledger; adding that Mr. Dickinson and Ms. LaPiene will soon begin  working on the first month of FY 2008.  Mr. Kopko asked if this was a new procedure, and Ms. Voges  responded that it was.  Ms. Voges also said that FY 2008 accounts receivables have been reconciled  to the general ledger.    Mr. Atherton asked if the aforementioned reconciliations have brought the Town and  Sheriff’s office closer to agreement on balances in the County accounts.  Ms. Voges replied that the  two parties were closer to agreement, but there were still some issues with County funds.  She said  that she was advised by Bill Meehan, Department of Revenue, that the County Administrative  portion of the deeds excise taxes should be kept in the deeds excise fund account, not in the County  general fund.  She noted that this situation was corrected for the FY 2007 Audit in order to provide  Mr. Meehan and Sheriff Bretschneider with corrected balances.    Ms. Gibson noted that one of the major milestones in providing accurate numbers to the  Sheriff’s office was the completion of the FY 2007 Audit.  She said that revenues from deeds excise  taxes are divided between three departments, County Administration, the Registry of Deeds and the  Sheriff’s office.  Ms. Gibson added that although the audit has been completed it does not stipulate  how these funds are divided.  She said that her office has not prepared a breakdown of funds, but it  is something that is being worked on internally.  She hoped to have a specific breakdown of funds for  the FY 2009 Audit.    As an aside, Ms. Gibson said that the FY 2009 County Budget will need to be amended due  to three items:  the Sheep Pond Road settlement and associated legal costs, replacement costs for  the roof of the LORAN Barracks (This cost was to be funded by the Sheriff, but will now be funded by  Corrections funds.), a verbal agreement by the Sheriff to pay for new police department firearms.   She stated that she will complete the amendment this month and then resubmit the budget to the  State, but that the State needed to have the FY 2007 Audit before they could be sure of fund  balances.    Mr. Atherton stated that getting the funds clearly broken down will be good for everyone,  and Ms. Gibson agreed.  He asked if there was also an issue with balances from 2002.  Ms. Gibson  Minutes – Audit Committee August 13th, 2008 Page 4 of 6 said that the Sheriff initially took issue with some of the numbers, but when the Town indicated that  they would be looking at expenses as well as revenues the issue “disappeared.”  Ms. Voges added  that the Town’s accounting system is straightforward with respect to revenue and expenses.  She  said what hasn’t been straightforward is transferring the money to pay for the expenses, because all  expenses are paid from one account.  Ms. Voges stated that the Sheriff believed that all of the  money in his accounts was available, but at times the balance did not reflect outstanding revenues  and expenses.  She added that the Town’s audit report has never had a lot of detail for the County,  but the Town now has that kind of detail in the general ledger.  Continuing, she noted that  Nantucket is probably the only County that does not provide a separate audit report to the state; she  believed this was due to the fact that Powers and Sullivan treat the County as a component unit  since the elected officials are the same.      Mr. Atherton indicated his desire that the Town be in a position in which the Sheriff would  not question the balances in his accounts.  Ms. Voges said that Ms. Larivee spoke with the Sheriff in  March, but then there were some corrections to the balances.  She stated that the Sheriff has agreed  to the process of correcting the balances, and that it is now a matter of determining the amounts  and providing them to the Sheriff.    Mr. Atherton asked if the Town’s handling of the County Audit had any strategic relationship  to any efforts by the State to periodically take control of the County.  He also asked whether it would  be better to continue with the current practice or begin preparing a separate audit for the County.   Ms. Voges answered that in regard to determining which fund to use to take care of expenses, using  the deeds excise fund would be a good strategy.  Mr. Atherton stated the Town and County having  only one audit might make it easier to thwart any State takeover efforts by pointing out that the  Town and County are essentially one entity and as such cannot be divided.  Ms. Gibson said that the  Town will have a better idea of requirements for the County in the next few weeks.  Ms. Voges  stated that her office had provided details for Mr. Meehan’s requests in both March and August.   She said that Mr. Meehan stated that he would wait for the FY 2007 Audit to be completed before  moving forward with any more questions.      Mr. Kopko noted that the FY 2007 Audit would be submitted according to the timeline to  which all parties had agreed.  He asked if going forward all other items would be on schedule.  Ms.  Voges stated that she would be reviewing some of the Recap information, but everything appeared  to be on schedule.  Mr. Kopko asked about the timeline for the Abrahams Group Study.  Ms. Gibson  answered that the draft was to be submitted at the end of the following week or the beginning of  the second week.  A final version of the draft has a due date of August 29th, 2008.    In addition to the organization study, Ms. Gibson stated that involved parties had been  looking into what portions of the FY 2008 Audit could be performed by the Abrahams Group.  She  said that some items, such as the balance sheet, have been identified.  Ms. Voges stated that in  addition to the financial reports kept by the Town, another complete set is submitted to the  Department of Revenue.  She added that these reports could be prepared by Don Andrews working  from Martha’s Vineyard.  Ms. Voges believed that this task could be accomplished without a lot of  support from the Finance Department.  She said that the information could be sent to Mr. Andrews  and he would put the information into the correct format before submitting it to the State.            Minutes – Audit Committee August 13th, 2008 Page 5 of 6   4.  New Business     Ms. Roggeveen asked for an update on the reserve fund after last week’s meeting of the  Finance Committee to hear a request from the School.  Ms. Gibson stated that the School requested  a transfer of $117,000 for the replacement of an oil tank.  The School indicated that it would provide  $50,000 from its operating budget and receive $35,000 in the form of a rebate from the State.  Ms.  Gibson added that there was some discussion about $130,000 in the form of Cherry Sheet funds, but  she noted that this is already in the budget for FY 2009 and cannot be counted towards the cost of  replacing the oil tank.  Ms. Gibson said that there was discussion about the need to replace the tank,  the pollution that might be generated, and the liability to the Town, but in the end the Finance  Committee agreed to fund the request for $117,000.  She stated that the Finance Committee agreed  to fund $75,000 immediately and pay the balance in “six months or upon the request of the Finance  Committee.”  Ms. Gibson pointed out that there was a lot of discussion about getting a handle on  capital items.  She reminded the Committee that there are many items within the Town that will  require capital expenditures.     Ms. Roggeveen asked for the current balance of the reserve fund.  Mr. Rice answered that  the current balance is $383,000.  Mr. Kopko asked if the School has a five to ten year capital plan.   Ms. Gibson answered that a request for submissions of capital programs went out to each  department.  The request required each department to supply capital plans by Friday, August 15th,  2008.  Once all of the information has been received, Ms. Gibson stated that it will take her office  two to three weeks to prepare the finished capital requests for presentation to the Board of  Selectmen in September.      5. Other Business    Ms. Roggeveen asked if there were any other business to be brought before the Committee.   The Audit Committee discussed charges assessed by Bank of America.    After this discussion, Mr. Atherton reiterated a desire to create a charter for the Audit  Committee.  He stated that the charter would let the Board of Selectmen know what the charges and  responsibilities of the Audit Committee are.  He said that had such a charter been in place ten years  ago, everyone would be much better off.  Mr. Atherton asked that charter development be included  in an agenda for the next meeting.  Ms. Voges stated that she could obtain the details of what the  2008 Government Finance Officers Association recommendations are, and in turn provide those  details to Mr. Atherton and the Committee.  Ms. Gibson reminded the Committee that any charter  would need to be reviewed by Town Counsel in order to avoid any conflict with the current charter.   Mr. Atherton reaffirmed his wish to see a charter with clearly defined responsibilities.  Mr. Rice  pointed out that no other committee had a charter containing as much detail as the Audit  Committee.  He added that the charter had recently been amended by voters in 2007.  Ms.  Roggeveen asked that the item be put on the agenda for the next meeting.    6.  Date of Next Meeting:    Ms. Roggeveen proposed that the next meeting should take place on Wednesday,  September 10th, 2008, at 9:00 AM.        7.  Adjournment  Minutes – Audit Committee August 13th, 2008 Page 6 of 6 Ms. Roggeveen asked for a motion to adjourn which was “so moved” by Mr. Kopko.        ””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””  Prepared by Craig Abernathy